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Primeros Pasos

Bienvenido a ContractorScope AI, la plataforma de presupuestos creada especialmente para contratistas. Ya sea que tengas una empresa de techos, una empresa de contratista general o un oficio especializado, ContractorScope AI te ayuda a crear presupuestos precisos y profesionales en una fraccion del tiempo que tomaria con hojas de calculo o metodos de lapiz y papel.

Esta guia te acompana paso a paso en todo lo que necesitas para empezar: desde crear tu cuenta hasta navegar por el panel principal y enviar tu primer presupuesto.

Que es ContractorScope AI?​

ContractorScope AI es una plataforma de presupuestos en la nube que combina herramientas tradicionales de estimacion con inteligencia artificial para ayudar a los contratistas a:

  • Crear presupuestos mas rapido — Comienza a partir de partidas generadas por IA en lugar de una pagina en blanco.
  • Analizar fotos del sitio de trabajo — Sube fotos del sitio de trabajo para que la IA identifique materiales, condicion y accesorios presentes, y sugiera partidas basadas en lo que ve. Las medidas siempre provienen de lo que tu escribes, nunca de una foto.
  • Presentar de forma profesional — Envia presupuestos pulidos y con tu marca por correo electronico o a traves de un portal para clientes.
  • Mantenerte organizado — Lleva el control de cada presupuesto, cliente y proyecto desde un solo panel.
  • Sincronizar con tu contabilidad — Conecta con QuickBooks Online para que los presupuestos aceptados se conviertan en facturas sin doble captura.

Todo funciona en tu navegador en contractorscopeai.com — no hay nada que instalar y funciona en tu computadora, tableta o telefono.

Crear tu Cuenta​

Registro​

  1. Visita contractorscopeai.com y haz clic en Comenzar.
  2. Ingresa tu nombre, correo electronico y una contrasena.
  3. Haz clic en Crear Cuenta.
  4. Revisa tu correo electronico para encontrar el enlace de verificacion, y haz clic en el. Esto abre una pagina de Finalizar inicio de sesion en tu navegador — haz clic en el boton Iniciar sesion ahi para completar el proceso.
  5. Ya estas conectado y listo para configurar tu empresa.
Beta cerrada: el autorregistro esta limitado a una lista autorizada

Durante la beta cerrada, solo las personas en una lista especifica de evaluadores pueden crear una cuenta de esta forma. Si el autorregistro no funciona para ti, pidele a un administrador de tu empresa que te agregue directamente — consulta Miembros del Equipo mas abajo.

tip

Usa la direccion de correo que quieres que tus clientes vean en los presupuestos y facturas. Esta se convierte en tu correo de contacto principal de negocio en el sistema.

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Abrir el enlace del correo no te conecta automaticamente — llegas a una pagina de confirmacion y haces clic en Iniciar sesion para terminar. Este clic adicional existe porque los sistemas de seguridad de correo corporativos abren los enlaces automaticamente para revisarlos, lo cual de otra forma consumiria tu enlace de un solo uso antes de que lo veas.

Elige tu Plan​

Registrarte requiere una tarjeta, y tu plan elegido se cobra desde el primer dia. Todos los planes estan respaldados por una garantia de devolucion de 30 dias, sin condiciones: si ContractorScope AI no es lo que buscas, cancela dentro de tus primeros 30 dias para obtener un reembolso completo. Los planes se basan en capacidad y todos incluyen el flujo de trabajo completo de presupuestos con IA y el portal para clientes — las diferencias son tu limite mensual de presupuestos con IA, los puestos incluidos, la integracion con QuickBooks (Starter en adelante) y el nivel de soporte:

  • Foundation ($49/mes) — 10 presupuestos con IA por mes, 2 puestos.
  • Starter ($99/mes) — 30 presupuestos con IA por mes, 5 puestos.
  • Professional ($249/mes) — 75 presupuestos con IA por mes, 8 puestos.
  • Business ($499/mes) — 120 presupuestos con IA por mes, 15 puestos.

Los puestos adicionales cuestan $15/puesto/mes en todos los planes.

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Tu limite mensual cuenta cada paso de analisis o refinamiento asistido por IA, no solo los presupuestos completados. Un flujo del asistente que hace una pregunta aclaratoria y tu la respondes usa 2 unidades para ese presupuesto (el analisis inicial mas la ronda de refinamiento); un analisis que empiezas pero nunca guardas como presupuesto igual usa 1 unidad. Menos idas y vueltas de aclaracion significa menos unidades usadas.

El asistente de voz con IA, el chat con IA y Visualize son complementos mensuales aparte en todos los planes — no vienen incluidos en ningun nivel. Hoy los cambios de plan no son autoservicio: escribe a info@contractorscopeai.com para moverte entre planes. Visita Cuenta y Facturacion para ver todos los detalles de planes y complementos.

Configuracion Inicial​

Una vez que hayas iniciado sesion, el asistente de configuracion te guia para ajustar tu perfil de empresa. Tambien puedes acceder a todos estos ajustes mas tarde desde Configuracion en la barra lateral izquierda.

Paso 1: Perfil de la Empresa​

La informacion de tu perfil de empresa aparece en cada presupuesto que envias, asi que tomate un momento para completarla.

  1. Haz clic en Configuracion en la barra lateral izquierda.
  2. Selecciona Perfil de la Empresa.
  3. Completa lo siguiente:
    • Nombre de la Empresa — Tu nombre comercial registrado como quieres que aparezca en los presupuestos.
    • Numero de Telefono — Tu numero de telefono principal de negocio.
    • Correo Electronico — Tu correo electronico de negocio (precargado desde el registro).
    • Direccion Postal — La direccion de tu negocio.
    • Sitio Web — El sitio web de tu empresa (opcional pero recomendado).
    • Numero de Licencia — Tu numero de licencia de contratista. Esto genera confianza en los clientes y puede ser requerido en tu estado.
  4. Haz clic en Guardar.

Paso 2: Sube tu Logotipo​

Un logotipo hace que tus presupuestos se vean pulidos y profesionales.

  1. En la seccion Perfil de la Empresa, haz clic en Subir Logotipo.
  2. Selecciona un archivo PNG, JPG, GIF o WebP de tu computadora, de hasta 500 KB. No se aceptan archivos SVG.
  3. Ajusta el recorte si es necesario y haz clic en Guardar.

Tu logotipo aparece en el encabezado de cada presupuesto, en el portal para clientes y en los correos electronicos enviados a los clientes.

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Para mejores resultados, usa una imagen de logotipo de al menos 400 pixeles de ancho con fondo transparente o blanco. Los logotipos cuadrados u horizontales funcionan mejor.

Paso 3: Configura tus Valores Predeterminados​

Los valores predeterminados te ahorran tiempo al prellenar valores comunes en cada presupuesto nuevo.

  1. Ve a Configuracion > Valores Predeterminados de Presupuesto.
  2. Configura lo siguiente:
    • Margen de Ganancia Predeterminado % — Tu margen de ganancia estandar. Por ejemplo, 20% significa que un articulo de $100 de costo se muestra al cliente como $120. Puedes modificar esto en cualquier presupuesto o partida individual.
    • Tasa de Impuesto Predeterminada — Tu tasa de impuesto sobre ventas local. Se aplica a los articulos marcados como gravables.
    • Periodo de Validez del Presupuesto — Cuantos dias son validas tus cotizaciones (las opciones comunes son 30, 60 o 90 dias).
    • Terminos de Pago Predeterminados — Tus terminos de pago estandar (Pago al recibir, Neto 15, Neto 30, o terminos de pago por avance personalizados).
  3. Haz clic en Guardar.
tip

No sabes que margen usar? La mayoria de los contratistas generales usan entre 15% y 30% dependiendo del oficio, mercado y tamano del proyecto. Comienza con 20% y ajusta segun tu experiencia y el entorno competitivo.

Paso 4: Agrega tus Terminos y Notas​

Los terminos y notas estandar aparecen al final de cada presupuesto. Configuralos una vez y se incluyen automaticamente.

  1. Ve a Configuracion > Terminos y Notas.
  2. Ingresa tu texto estandar en cada seccion:
    • Terminos y Condiciones — Expectativas de pago, politica de ordenes de cambio, informacion de garantia, terminos de cancelacion.
    • Notas de Alcance — Inclusiones y exclusiones estandar (por ejemplo, "Todo el trabajo se realiza en horario laboral normal. Trabajo en fines de semana y dias festivos disponible con costo adicional.").
    • Nota al Pie — Un mensaje corto al final (por ejemplo, "Gracias por elegir ABC Contracting. Esperamos trabajar contigo.").
  3. Haz clic en Guardar.

Puedes editar estos en presupuestos individuales cuando necesites personalizar el texto para un proyecto especifico.

Paso 5: Agrega Miembros del Equipo​

Si tienes estimadores, gerentes de proyecto o personal de oficina que necesitan acceso, agregalos ahora.

  1. Ve a Configuracion > Miembros del Equipo.
  2. Haz clic en + Agregar Miembro del Equipo.
  3. Ingresa su nombre y correo electronico.
  4. Selecciona su rol:
    • Administrador — Acceso completo a todo, incluyendo configuracion, facturacion y gestion del equipo.
    • Estimador — Puede crear, editar y enviar presupuestos. No puede cambiar la configuracion de la empresa ni la facturacion.
    • Observador — Acceso de solo lectura a presupuestos e informacion de clientes. Util para supervisores de campo que necesitan consultar presupuestos en el sitio de trabajo.
  5. Haz clic en Enviar Invitacion.

Esto solo funciona para alguien que ya tiene una cuenta de ContractorScope AI (por ejemplo, de otra empresa). Si es asi, se une a tu empresa de inmediato — no hay un estado pendiente de "Invitado" que esperar, ni un paso de aceptacion de su parte. Cada plan incluye un numero determinado de puestos (ve Elige tu Plan arriba); los puestos adicionales cuestan $15/puesto/mes.

Durante la beta cerrada, no es posible agregar un miembro del equipo completamente nuevo

ContractorScope AI esta actualmente en una beta cerrada, y el autorregistro esta limitado a una lista de evaluadores autorizados. Por ahora, agregar un miembro del equipo solo funciona para alguien que ya tiene una cuenta (de donde sea, incluyendo otra empresa). Los miembros del equipo completamente nuevos podran unirse cuando la beta se abra mas ampliamente.

Todavia no se envian invitaciones por correo electronico automaticamente

Agregar un miembro del equipo no le envia un correo electronico por ahora. Avisale directamente a la persona de que la invitaste, e indicale que direccion de correo usaste — debe usar exactamente esa direccion para iniciar sesion.

La persona invitada debe iniciar sesion con la direccion exacta que invitaste

Agregar a alguien conecta la cuenta de ContractorScope AI registrada con la direccion de correo exacta que ingresaste — no un alias ni una segunda direccion que tambien use. Si esa persona normalmente inicia sesion con una direccion distinta, avisale cual direccion usaste para que inicie sesion con esa.

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Cada miembro del equipo tiene su propia cuenta. Nunca necesitas compartir contrasenas. Los miembros del equipo ven la misma lista de clientes y presupuestos, asi que todos estan en la misma pagina.

Paso 6: Conecta las Integraciones​

ContractorScope AI se conecta con herramientas que ya usas para que los datos fluyan entre sistemas automaticamente.

  1. Ve a Configuracion > Integraciones.
  2. Las integraciones disponibles incluyen:
    • QuickBooks Online — Sincroniza clientes y crea facturas a partir de presupuestos aceptados. Consulta la guia completa de configuracion en Integracion con QuickBooks.
    • RingCentral — Registra llamadas y mensajes de texto con clientes junto a sus presupuestos. Consulta Integracion con RingCentral.
  3. Haz clic en Conectar en cualquier tarjeta de integracion y sigue los pasos de autorizacion.

Puedes conectar las integraciones ahora o volver a esto mas tarde. Las funciones de presupuesto funcionan de forma independiente; las integraciones solo agregan comodidad.

Despues de la configuracion, llegas al panel principal. Este es tu centro de operaciones para todo en ContractorScope AI.

La Barra Lateral Izquierda​

La barra lateral es tu navegacion principal. Esto es lo que contiene cada seccion:

  • Panel Principal — Tu pagina de resumen con presupuestos recientes, estadisticas rapidas y notificaciones.
  • Presupuestos — La lista completa de todos tus presupuestos. Filtra por estado (Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado, Vencido), busca por nombre de cliente o proyecto, y ordena por fecha o monto.
  • Clientes — Tu base de datos de clientes. Cada cliente al que le hayas creado un presupuesto esta aqui, junto con su informacion de contacto, direcciones de propiedad e historial de presupuestos.
  • Informes — Perspectivas de negocio que incluyen volumen de presupuestos, tasas de cierre, ingresos por tipo de proyecto y rendimiento del equipo.
  • Configuracion — Perfil de la empresa, valores predeterminados, miembros del equipo, integraciones, facturacion y preferencias de la cuenta.

Vista General del Panel​

El panel principal te muestra la informacion que necesitas de un vistazo:

  • Presupuestos Recientes — Tus presupuestos mas recientemente creados o actualizados con su estado actual.
  • Presupuestos que Necesitan Atencion — Presupuestos que han sido enviados pero no vistos, presupuestos que se acercan a su fecha de vencimiento, y presupuestos donde el cliente solicito cambios.
  • Estadisticas Rapidas — Numeros clave del mes actual: total de presupuestos enviados, valor total en dolares, tasa de aceptacion y tamano promedio del presupuesto.
  • Notificaciones — Alertas en tiempo real cuando los clientes ven, aceptan o rechazan presupuestos.

Acciones Rapidas​

Desde el panel, puedes ir directamente a tareas comunes:

  • Haz clic en el boton verde + Nuevo Presupuesto en la esquina superior derecha para comenzar un presupuesto nuevo inmediatamente.
  • Haz clic en cualquier presupuesto en la lista de Presupuestos Recientes para abrirlo.
  • Haz clic en el nombre de un cliente en cualquier parte de la aplicacion para ver su perfil e historial de presupuestos.
  • Usa la barra de busqueda en la parte superior de la pagina para encontrar cualquier presupuesto, cliente o proyecto por nombre.

Funciones con Inteligencia Artificial​

ContractorScope AI no es solo un formulario digital de presupuestos — las funciones de IA son lo que lo distingue de cualquier otra herramienta de estimacion.

Analisis de Fotos con IA​

Toma fotos en el sitio de trabajo y subalas a un presupuesto. La IA examina las imagenes, identifica los materiales existentes, su condicion y que accesorios estan presentes, y sugiere elementos de reparacion o reemplazo basados en lo que ve. Las medidas siempre provienen de lo que tu escribes, nunca de una foto. Esto es especialmente util para trabajos de restauracion por seguros, inspecciones de techos y evaluaciones de remodelacion.

Sugerencias de Partidas con IA​

Selecciona un tipo de proyecto (como "Remodelacion de Cocina" o "Reemplazo de Techo") y la IA genera una lista completa de partidas sugeridas organizadas por categoria. Tu eliges las que aplican, ajustas cantidades y precios, y tu presupuesto esta listo en minutos en lugar de horas.

Entrada por Voz​

Toca el icono del microfono y habla de forma natural. Di algo como "Agregar 500 pies cuadrados de piso vinilico de lujo a cuatro cincuenta por pie cuadrado" y la IA crea la partida por ti. Tambien puedes hacer preguntas de precios por voz: "Cual es el costo promedio de instalacion de gabinetes por pie lineal?"

aviso

Las funciones de IA proporcionan excelentes puntos de partida, pero siempre verifica las cantidades, medidas y precios con tu propio conocimiento del trabajo. Tu conoces las condiciones del sitio, las tarifas de mano de obra locales y la disponibilidad de materiales mejor que cualquier IA. Usa las sugerencias como un primer borrador rapido y luego refina con tu experiencia.

Tu Primer Presupuesto​

Ahora que tu cuenta esta configurada, estas listo para crear tu primer presupuesto. Ve a Crea tu Primer Presupuesto para una guia completa paso a paso.

Aqui tienes una vista previa rapida de lo rapido que puede ser:

  1. Haz clic en + Nuevo Presupuesto.
  2. Selecciona tu cliente (o agrega uno nuevo).
  3. Elige un tipo de proyecto.
  4. Haz clic en Sugerencias de IA para obtener un conjunto completo de partidas.
  5. Ajusta cantidades y precios para el trabajo especifico.
  6. Haz clic en Enviar al Cliente.

Eso es todo. Lo que antes tomaba una hora o mas se puede hacer en minutos.

Obtener Ayuda​

Si tienes algun problema o pregunta:

  • Soporte por correo — Escribenos a info@contractorscopeai.com. Respondemos en un dia habil.
  • Ayuda en la aplicacion — Haz clic en el icono de signo de interrogacion en la esquina inferior derecha de cualquier pagina para articulos de ayuda contextual.
  • Documentacion — Ya estas aqui. Navega por la barra lateral para guias de cada funcion.
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Agrega contractorscopeai.com a tus favoritos para acceso rapido. Como todo funciona en el navegador, puedes iniciar sesion desde cualquier dispositivo: tu computadora de oficina, tu laptop en la mesa de la cocina o tu telefono en el sitio de trabajo.

Siguientes Pasos​