Acuerdos de Servicio

Los acuerdos de servicio le permiten asegurar trabajo recurrente con los clientes: contratos de mantenimiento, inspecciones anuales, ajustes estacionales o cualquier servicio programado que brinde de forma continua. Le dan tranquilidad a los clientes y a su negocio ingresos recurrentes y predecibles.

¿Qué es un Acuerdo de Servicio?

Un acuerdo de servicio es un contrato firmado entre usted y un cliente que cubre trabajo recurrente durante un período definido. Ejemplos comunes para contratistas incluyen:

• Inspección y mantenimiento anual de techo — Una visita al año, limpiar escombros, revisar tapajuntas y selladores.
• Contrato de mantenimiento de HVAC — Dos visitas al año, cambio de filtros, ajuste del sistema.
• Limpieza estacional de canaletas — Limpiezas de primavera y otoño en un programa establecido.
• Mantenimiento de propiedad comercial — Visitas mensuales o trimestrales cubriendo un alcance definido.

Un acuerdo en ContractorScope AI incluye los términos del servicio, la firma del cliente, el programa de servicio y un registro de cada visita de servicio realizada.

Crear un Acuerdo de Servicio

Desde un Contacto

1. Abra el contacto en Contactos y CRM.
2. Haga clic en la pestaña Acuerdos.
3. Haga clic en Nuevo Acuerdo.

Desde la Sección de Acuerdos

1. Vaya a Acuerdos en la navegación izquierda.
2. Haga clic en Nuevo Acuerdo.
3. Seleccione el contacto para el que es este acuerdo.

Mediante el Asistente de Acuerdos

El asistente lo guía a través de cuatro pasos:

Paso 1 — Detalles del Acuerdo

• Nombre del acuerdo — Una descripción breve (por ejemplo, "Mantenimiento Anual de Techo — 2025").
• Contacto — El cliente para el que es este acuerdo.
• Dirección de la propiedad — La ubicación donde se realizará el servicio.
• Fecha de inicio — Cuándo entra en vigor el acuerdo.
• Fecha de fin — Cuándo vence el acuerdo. Déjelo en blanco para acuerdos de duración indeterminada.
• Valor del acuerdo — El precio total para el período del acuerdo (se usa para la facturación).

Paso 2 — Alcance del Trabajo y Condiciones

Este es el núcleo del acuerdo: qué se compromete a hacer y bajo qué condiciones.

• Alcance del trabajo — Una descripción clara de lo que está incluido en el acuerdo. Sea específico: liste los servicios, materiales y la frecuencia de las visitas.
• Qué no está incluido — Especifique explícitamente qué queda fuera del alcance del acuerdo. Esto le protege si un cliente solicita algo extra y espera que esté cubierto.
• Términos y condiciones — Condiciones de pago, política de cancelación, limitaciones de responsabilidad y cualquier otro texto legal. Puede escribir condiciones personalizadas o usar una plantilla (ver más abajo).

aviso

Haga revisar sus términos y condiciones por un abogado antes de usarlos con clientes. ContractorScope AI proporciona una plantilla predeterminada, pero su situación empresarial específica, el tipo de trabajo y el estado pueden requerir un lenguaje personalizado.

Paso 3 — Programa de Servicio

Defina cuándo ocurrirán las visitas:

• Frecuencia — Una vez, Semanal, Mensual, Trimestral, Dos veces al año, Anual o Personalizado.
• Fechas del programa — Para programas personalizados, especifique las fechas o meses exactos en que deben ocurrir las visitas.
• Duración estimada de la visita — Cuánto tiempo toma normalmente cada visita. Esto alimenta la programación en el Calendario.

ContractorScope AI genera una lista de próximas fechas de servicio basada en su programa. Puede ajustar fechas individuales después de crear el acuerdo.

Paso 4 — Facturación

Configure cómo y cuándo se le cobra al cliente:

• Frecuencia de facturación — Cobrar por adelantado el año completo, mensual, trimestral o por visita.
• Condiciones de pago — Neto 15, Neto 30, A la vista.
• Generar facturas automáticamente — Actívelo para que ContractorScope AI cree automáticamente facturas según el programa de facturación. Usted revisa y envía cada una, o configúrelas para que se envíen automáticamente.

tip

La facturación anual por adelantado es la opción más favorable para el flujo de caja de su negocio y reduce el trabajo administrativo. Muchos clientes también la prefieren porque no tienen que pensar en ello durante un año. Ofrezca un pequeño descuento (5–10 %) por pago anual anticipado para incentivarlo.

Plantillas de Acuerdo

En lugar de construir cada acuerdo desde cero, cree plantillas para sus tipos de servicio más comunes.

1. Vaya a Configuración → Plantillas de Acuerdo.
2. Haga clic en Nueva Plantilla.
3. Asígnele un nombre a la plantilla (por ejemplo, "Mantenimiento Estándar Anual de Techo").
4. Complete el alcance predeterminado, condiciones, programa y configuración de facturación.
5. Guarde.

Al crear un nuevo acuerdo, haga clic en Aplicar Plantilla y seleccione la plantilla adecuada. Todos los campos estándar se rellenan automáticamente, y puede ajustar cualquier detalle específico de este cliente.

Recopilar Firmas de Clientes

Los acuerdos requieren la firma del cliente antes de activarse. ContractorScope AI gestiona todo el proceso de firma de forma digital.

Enviar para Firma

1. Después de completar el asistente, revise el resumen del acuerdo.
2. Haga clic en Enviar para Firma.
3. El cliente recibe un correo electrónico con un enlace para revisar y firmar el acuerdo en el portal del cliente.

La Experiencia de Firma del Cliente

En el portal del cliente, el cliente puede:

1. Leer el acuerdo completo, incluido el alcance y las condiciones.
2. Hacer preguntas haciendo clic en Contáctenos (esto le envía un correo electrónico).
3. Firmar el acuerdo escribiendo su nombre o dibujando una firma en una pantalla táctil.
4. Hacer clic en Firmar y Aceptar para finalizar.

Usted recibe una notificación de inmediato cuando el cliente firma. El estado del acuerdo cambia de Pendiente de Firma a Activo, y una copia del acuerdo firmado se almacena permanentemente en ContractorScope AI.

info

Los acuerdos firmados se almacenan con una marca de tiempo y la dirección IP del cliente para validez legal. Los acuerdos firmados en el portal constituyen una firma electrónica bajo las leyes de firma electrónica de la mayoría de las jurisdicciones.

Firma en Persona

Si se reúne con el cliente en persona, puede presentar el acuerdo en su tableta:

1. Abra el acuerdo.
2. Haga clic en Firmar en Persona.
3. Entregue el dispositivo al cliente.
4. El cliente revisa y firma directamente en la pantalla.
5. Haga clic en Confirmar Firma.

Programas de Servicio Recurrentes

Una vez que un acuerdo está activo, el programa de servicio aparece automáticamente en su Calendario. Cada visita programada aparece como un evento vinculado al acuerdo y al contacto.

Completar una Visita

Cuando se ha completado una visita programada:

1. Abra el evento del calendario o el acuerdo.
2. Haga clic en Marcar Visita Completada.
3. Opcionalmente agregue notas sobre lo que se hizo, cualquier hallazgo o elementos de seguimiento.
4. Suba fotos si es relevante.

La visita queda registrada en el historial de servicio del acuerdo. La próxima fecha de visita se calcula automáticamente y se agrega a su calendario.

Omitir o Reprogramar una Visita

1. Abra la próxima visita en el calendario o en la pestaña Programa del acuerdo.
2. Haga clic en Reprogramar u Omitir.
3. Ingrese una nota explicando el motivo (solicitud del cliente, clima, etc.).

Renovaciones de Acuerdos

Cuando un acuerdo se acerca a su fecha de vencimiento, ContractorScope AI le envía un recordatorio de renovación 30 días antes (configurable en Configuración).

Para renovar:

1. Abra el acuerdo que está por vencer.
2. Haga clic en Renovar Acuerdo.
3. Establezca la nueva fecha de fin y ajuste el precio o el alcance si es necesario.
4. Envíe el acuerdo renovado al cliente para que lo firme.

El historial de renovaciones está vinculado: puede ver que este acuerdo es una continuación del anterior.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo tener varios acuerdos con el mismo cliente? Sí. Un cliente puede tener tantos acuerdos como sean necesarios; por ejemplo, un acuerdo de mantenimiento de techo y un acuerdo de limpieza de canaletas.

¿Qué sucede si un cliente cancela en medio de un acuerdo? Cambie el estado del acuerdo a Cancelado y registre el motivo. Las facturas futuras generadas automáticamente se cancelan. Las facturas pendientes por trabajo ya realizado permanecen activas.

¿Puedo usar plantillas de acuerdos de trabajos anteriores como punto de partida? Sí. Al crear un nuevo acuerdo, haga clic en Duplicar en cualquier acuerdo existente para comenzar desde una copia de él y luego ajústelo según sea necesario.

¿Los acuerdos de servicio se conectan con la facturación? Sí; consulte Facturación para saber cómo se generan las facturas desde los acuerdos. Con la facturación automática activada, ContractorScope AI crea facturas automáticamente según su programa de facturación.

Lo Que Ve Su Cliente

Cuando envía un acuerdo de servicio para firma, su cliente sigue estos pasos:

1. Notificación por correo electrónico — El cliente recibe un correo con el resumen del acuerdo y un botón "Revisar y Firmar"
2. Revisión del acuerdo — Ve los términos completos del acuerdo incluyendo alcance del trabajo, precios, calendario y cualquier detalle de facturación recurrente
3. Firma electrónica — El cliente firma electrónicamente escribiendo su nombre o dibujando su firma en cualquier dispositivo (teléfono, tableta o computadora)
4. Confirmación — Ambas partes reciben una copia firmada por correo electrónico. El estado del acuerdo se actualiza a "Activo" en su panel automáticamente
5. Facturación recurrente — Si el acuerdo incluye cargos recurrentes, el cliente es notificado antes de cada ciclo de facturación

Envíe un Acuerdo de Prueba

Cree un acuerdo de prueba y envíelo a su propio correo electrónico primero. Recorra la experiencia del cliente usted mismo para saber exactamente lo que ven y poder responder sus preguntas con confianza.

Próximos Pasos

¿Listo para poner en práctica los acuerdos de servicio? Considere estos próximos pasos:

• Facturación — Vea cómo se generan las facturas recurrentes a partir de sus acuerdos.
• Contactos y CRM — Consulte todos los acuerdos activos vinculados a un cliente desde su registro de contacto.
• Proyectos — Cree un proyecto para cada acuerdo para realizar un seguimiento del trabajo y la comunicación en un solo lugar.