Calendario
El calendario de ContractorScope AI mantiene su agenda organizada y conectada con su trabajo. Las citas, visitas a obra, llamadas de servicio y seguimientos viven aquí, vinculados a los contactos y proyectos a los que pertenecen, para que pueda acceder directamente al registro relacionado desde cualquier evento.
Acceda a su calendario desde cualquier navegador de teléfono o tableta. Cree eventos, consulte su agenda y obtenga indicaciones para llegar a los sitios de trabajo — todo desde el campo. El calendario se ajusta automáticamente al tamaño de su pantalla.
Abrir el Calendario
Haga clic en Calendario en la navegación izquierda. El calendario se abre en la última vista utilizada.
Vistas del Calendario
Use el selector de vista en la esquina superior derecha para cambiar entre vistas.
Vista de Mes
Muestra todos los eventos del mes actual en una cuadrícula de calendario tradicional. Ideal para obtener una visión general de qué tan ocupado está el mes y detectar huecos en la agenda.
Haga clic en cualquier día para ver un resumen de los eventos de ese día. Haga clic en cualquier evento para abrir sus detalles.
Vista de Semana
Muestra un diseño de siete columnas con franjas horarias. Ideal para planificar la semana en detalle y detectar conflictos de horario.
Vista de Día
Muestra un solo día con franjas horarias. Ideal para programar en detalle en días muy ocupados o al coordinar varios miembros del equipo.
Vista de Agenda
Muestra los próximos eventos en orden cronológico: una lista simple y fácil de escanear sin diseño de cuadrícula. Ideal para revisar rápidamente qué está por venir en los próximos días o semanas.
Navegar por el Calendario
- Botón Hoy — Regresa a la fecha actual en cualquier vista.
- Flechas Anterior / Siguiente — Avanza o retrocede un período (un mes, una semana o un día según la vista actual).
- Selector de fecha — Haga clic en el rango de fechas mostrado para abrir un mini calendario y saltar directamente a cualquier fecha.
Crear un Evento
Haga clic en Nuevo Evento en la esquina superior derecha, o haga clic directamente en una franja horaria en la cuadrícula del calendario.
Campos del Evento
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Una etiqueta breve para el evento (por ejemplo, "Visita a obra — Residencia García"). |
| Tipo de evento | Visita a Obra, Cita, Llamada de Seguimiento, Llamada de Servicio, Reunión, Otro. |
| Fecha y hora | Fecha y hora de inicio y fin. Marque Todo el día para eventos que no tienen hora específica. |
| Ubicación | La dirección donde se realizará el evento. Se toma del contacto o proyecto vinculado si está disponible. |
| Contacto | Vincule el evento a un contacto de sus Contactos y CRM. |
| Proyecto | Vincule el evento a un proyecto de Proyectos. |
| Asignado a | El miembro del equipo responsable de este evento. |
| Notas | Cualquier detalle o instrucción relevante para el evento. |
| Recordatorio | Configure uno o más recordatorios de notificación (ver más abajo). |
Haga clic en Guardar Evento para agregarlo al calendario.
Siempre vincule los eventos a un contacto y proyecto cuando exista uno. De esta manera, cuando abra un contacto o registro de proyecto, podrá ver todos los eventos programados para ese trabajo sin tener que revisar el calendario manualmente.
Vincular Eventos a Proyectos y Contactos
Cuando vincula un evento a un contacto o proyecto, el evento aparece en el feed de actividad de ese registro y en las pestañas correspondientes. Esto funciona en ambas direcciones: puede crear eventos directamente desde los registros de contacto y proyecto.
Crear un Evento desde un Contacto
- Abra el contacto en Contactos y CRM.
- Haga clic en Agregar Evento en el feed de actividad, o abra la pestaña Actividad y haga clic en Programar Evento.
- El contacto ya estará pre-vinculado. Complete los campos restantes y guarde.
Crear un Evento desde un Proyecto
- Abra el proyecto en Proyectos.
- Haga clic en la pestaña Actividad.
- Haga clic en Programar Evento.
- El proyecto y su contacto asociado ya estarán pre-vinculados. Complete los campos restantes y guarde.
Visitas de Acuerdos de Servicio
Cuando un Acuerdo de Servicio está activo, sus visitas programadas aparecen en su calendario automáticamente: no necesita crearlas manualmente. Están vinculadas tanto al acuerdo como al contacto asociado.
Configurar Recordatorios
Los recordatorios le envían una notificación antes de un evento para que nunca sea tomado por sorpresa. Cada evento puede tener múltiples recordatorios.
Configurar un Recordatorio
Al crear o editar un evento:
- Haga clic en Agregar Recordatorio en el formulario del evento.
- Elija cuándo quiere ser recordado: 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 1 día o 2 días antes del evento.
- Elija el método de notificación: Notificación en la aplicación, Correo electrónico, o ambos.
- Agregue más recordatorios haciendo clic en Agregar Recordatorio nuevamente.
Gestionar Notificaciones
Puede gestionar cómo se entregan las notificaciones en Configuración → Notificaciones. Establezca su hora de recordatorio predeterminada para que los nuevos eventos siempre tengan un recordatorio pre-configurado sin tener que configurarlo manualmente cada vez.
Si tiene varios miembros del equipo en la cuenta, cada persona recibe recordatorios únicamente para los eventos que le han sido asignados o que ella misma creó.
Código de Colores y Filtros
Cada tipo de evento tiene un color predeterminado en la cuadrícula del calendario:
- Visita a Obra — Azul
- Llamada de Servicio — Verde
- Cita — Morado
- Llamada de Seguimiento — Naranja
- Reunión — Verde azulado
Puede cambiar estos colores en Configuración → Colores del Calendario.
Filtrar el Calendario
Use el panel de Filtros en el lado izquierdo del calendario para mostrar u ocultar:
- Tipos de eventos — Muestre solo visitas a obra, o solo llamadas de servicio, etc.
- Miembros del equipo — Muestre solo sus eventos o los de un miembro específico del equipo.
- Proyecto vinculado — Muestre solo eventos de un proyecto específico.
Los filtros son especialmente útiles en la vista de semana y de día cuando hay mucho en marcha y quiere enfocarse en una sola cosa a la vez.
Gestionar Eventos Existentes
Editar un Evento
Haga clic en cualquier evento del calendario para abrir sus detalles. Haga clic en Editar para realizar cambios. Todos los cambios se guardan inmediatamente.
Reprogramar Arrastrando y Soltando
En la vista de día y de semana, puede reprogramar un evento arrastrándolo a una nueva franja horaria. Arrastre el borde inferior de un bloque de evento para extender o acortar su duración.
Arrastrar una visita de acuerdo de servicio a un nuevo horario actualiza el evento del calendario, pero no actualiza el programa de servicio del acuerdo. Si reprograma permanentemente una visita de servicio recurrente, abra el acuerdo en Acuerdos de Servicio y actualice el programa allí.
Eliminar un Evento
- Haga clic en el evento para abrir sus detalles.
- Haga clic en Eliminar.
- Confirme la eliminación.
Los eventos eliminados se retiran del calendario, pero se agrega una nota en los feeds de actividad del contacto y proyecto vinculados.
Calendario de Equipo
Si su cuenta tiene varios miembros del equipo, puede ver el calendario de todos en la misma pantalla.
- Abra el calendario.
- Haga clic en Vista de Equipo en el selector de vista.
- Cada miembro del equipo aparece en su propia columna (en la vista de día o semana) o con su propio código de color (en la vista de mes).
La vista de equipo facilita programar trabajos sin hacer doble reserva de miembros del equipo o para identificar quién tiene disponibilidad en un día determinado.
Use la vista de equipo durante su sesión de planificación semanal para ver quién está programado dónde y asegurarse de que nadie esté sobrecargado. También es útil cuando un cliente llama para una visita el mismo día o al día siguiente: puede ver quién está más cerca y tiene tiempo disponible.
Sincronizar con Calendarios Externos
Puede llevar su calendario de ContractorScope AI a Google Calendar, Apple Calendar u Outlook mediante una suscripción de solo lectura:
- Vaya a Configuración → Integraciones.
- Copie el enlace de suscripción del calendario (formato iCal).
- Añádalo en su aplicación de calendario como calendario suscrito.
Sus citas de ContractorScope AI aparecerán ahí automáticamente y se actualizarán solas. Es de solo lectura: los eventos que cree directamente en su calendario externo no se copian a ContractorScope AI.
La sincronización bidireccional directa con Google Calendar (el flujo Conectar calendario en Configuración → Integraciones) aún no está disponible en las cuentas de clientes — está en pruebas internas cerradas mientras ContractorScope AI completa la revisión de seguridad de Google para ese nivel de acceso al calendario. Se activará para todos, sin necesidad de volver a conectar ni reconfigurar nada, en cuanto se apruebe esa revisión.
Mientras tanto, todo lo que cree en ContractorScope AI sigue estando en su calendario dentro de la aplicación, y el asistente telefónico con IA sigue consultándolo (además de cualquier calendario que haya añadido en Configuración → Asistente de voz → Calendarios adicionales, ver más abajo) antes de agendar una estimación, así que no se le duplicarán las citas.
Añadir Otros Calendarios para el Asistente Telefónico con IA
Aunque la sincronización con Google Calendar esté desactivada, puede indicarle al asistente telefónico con IA qué otros calendarios debe tratar como tiempo ocupado al agendar estimaciones. Esto es independiente de la sincronización anterior y no se ve afectado por ella.
- Abra Configuración → Asistente de voz y baje hasta Calendarios adicionales.
- Elija el tipo de calendario y pegue su ID o la URL de su feed:
| Tipo | Qué pegar | Dónde encontrarlo |
|---|---|---|
| Google Calendar | ID del calendario | Google Calendar → Configuración → seleccione el calendario → Integrar calendario → ID de calendario |
| Microsoft Outlook | URL del feed iCal | Outlook.com → Calendario → Configuración → Calendarios compartidos → Publicar calendario → enlace ICS |
| Apple iCal | URL del feed iCal | Calendario de iCloud → Compartir → Calendario público → copie la URL |
| Calendly | URL del feed iCal | Calendly → Integrations → iCal feed → copie la URL |
| Otro | URL del feed iCal (.ics) | Cualquier proveedor de calendario que publique uno |
Los calendarios añadidos de esta forma se consultan únicamente para saber si está ocupado o disponible: el asistente no puede crear ni editar eventos en ellos. Las estimaciones agendadas se guardan en su calendario de ContractorScope AI dentro de la aplicación.
Elegir qué calendarios cuentan como "ocupado"
Cuando tiene más de un calendario conectado, Configuración → Asistente de voz → Reglas de agendamiento le permite acotar qué considera el asistente como tiempo ocupado:
- ¿Qué calendarios debemos revisar en busca de conflictos? — deje todas las casillas sin marcar para revisar todos los calendarios conectados (la opción predeterminada y la más segura). Marque calendarios específicos si solo algunos representan indisponibilidad real. Su propio calendario de agendamiento siempre se revisa, así que el asistente nunca puede duplicar una cita en el calendario donde escribe.
- Revisar también los calendarios personales conectados de los miembros del equipo — activado de forma predeterminada. Con esta opción activada, los eventos del calendario conectado de un representante bloquean sus franjas de estimación, de modo que el asistente no ofrecerá una hora en la que ya está ocupado con algo personal.
Si tiene más de un representante de estimaciones, el asistente puede ofrecer la misma hora a quien llame siempre que al menos uno de ellos esté realmente libre. Que un representante esté ocupado a las 10 a. m. ya no bloquea las 10 a. m. para toda la empresa.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo imprimir mi agenda de la semana? Sí. En cualquier vista, haga clic en el botón Imprimir en la esquina superior derecha. El calendario genera una versión optimizada para impresión de la vista actual.
¿Puedo adjuntar archivos a un evento del calendario? Los eventos en sí mismos no tienen adjuntos de archivos. En su lugar, adjunte archivos al registro de proyecto o contacto vinculado; son accesibles desde los registros vinculados del evento.
¿Los clientes pueden programar citas directamente? La programación de cara al cliente (donde un cliente elige una franja horaria disponible) está en la hoja de ruta. Por ahora, coordine la disponibilidad directamente con el cliente y cree el evento en ContractorScope AI.
¿Qué zona horaria usa el calendario? El calendario utiliza la zona horaria configurada en Configuración → Perfil de la Empresa. Si los miembros de su equipo están en zonas horarias diferentes, los eventos de cada miembro se muestran en su propia zona horaria local según la configurada en su perfil de usuario.
Próximos Pasos
Con su calendario configurado, explore estas funciones relacionadas:
- Tablero de Despacho — Asigne y programe trabajos visualmente en todo su equipo.
- Proyectos — Vincule eventos del calendario a proyectos activos para mantener todo en un solo lugar.
- Contactos y CRM — Programe citas de seguimiento directamente desde un registro de contacto.