Exportar y Compartir Presupuestos

Una vez que tu presupuesto esta listo, ContractorScope AI te ofrece multiples formas de entregarlo a tu cliente. Ya sea que prefieras un PDF pulido, un enlace al portal de clientes, un correo directo o una copia impresa, esta guia cubre todas las opciones.

Exportar como PDF

La forma mas comun en que los contratistas entregan presupuestos es como documento PDF. ContractorScope AI genera un PDF limpio y con tu marca que se ve profesional y es facil de leer para los clientes.

Generar un PDF

1. Abre el presupuesto que quieres exportar.
2. Haz clic en el boton Exportar en la esquina superior derecha del presupuesto.
3. Selecciona Descargar PDF del menu desplegable.
4. El PDF se genera y descarga a tu dispositivo en unos segundos.

El PDF incluye:

• El logotipo y la informacion de contacto de tu empresa
• Nombre del cliente y direccion del sitio de trabajo
• Todas las partidas con descripciones, cantidades y precios
• Subtotal, impuesto, descuentos y total final
• Terminos y condiciones de pago
• Tus notas y detalles del alcance
• Numero de presupuesto, fecha y periodo de validez

tip

El PDF usa la marca que configuraste en la Configuracion de la Empresa. Asegurate de que tu logotipo este cargado y los datos de tu empresa esten completos antes de enviar tu primer presupuesto. Un presupuesto con marca genera confianza en los clientes.

Opciones de Diseno del PDF

Antes de descargar, puedes personalizar como se ve el PDF:

1. Haz clic en Exportar > Configuracion de PDF (o el icono de engranaje junto al boton Descargar PDF).
2. Elige tus preferencias de diseno:
   • Vista Detallada — Muestra cada partida con descripciones completas, cantidades, precios unitarios y totales de linea. Ideal cuando los clientes quieren ver exactamente por que estan pagando.
   • Vista Resumen — Agrupa las partidas por categoria y muestra totales por categoria en lugar de articulos individuales. Ideal para clientes que quieren el panorama general sin detalle granular.
   • Mostrar Notas de Partida — Activa o desactiva si las notas adjuntas a partidas individuales aparecen en el PDF.
   • Mostrar Terminos y Condiciones — Activa o desactiva si tus terminos estandar aparecen al final.
3. Haz clic en Descargar para generar el PDF con las opciones seleccionadas.

info

Tus preferencias de diseno se guardan para que no tengas que configurarlas cada vez. Puedes modificarlas en cualquier exportacion individual sin cambiar tus valores predeterminados.

Exportacion de PDF por Lote

Si necesitas exportar multiples presupuestos a la vez (por ejemplo, para tus registros o para un contador):

1. Ve a Presupuestos en la barra lateral izquierda.
2. Marca las casillas junto a los presupuestos que quieres exportar.
3. Haz clic en el boton Exportar encima de la lista.
4. Selecciona Descargar PDFs.
5. El sistema genera un archivo ZIP que contiene todos los presupuestos seleccionados como PDFs individuales.

Compartir a traves del Portal de Clientes

El portal de clientes es un espacio seguro en linea donde tus clientes pueden ver, aceptar o solicitar cambios a los presupuestos sin necesitar una cuenta de ContractorScope AI.

Como Funciona el Portal de Clientes

Cuando compartes un presupuesto a traves del portal:

1. ContractorScope AI genera un enlace unico y seguro para el presupuesto.
2. El cliente hace clic en el enlace para ver el presupuesto en su navegador.
3. El portal tiene la marca de tu empresa con tu logotipo y colores.
4. El cliente puede revisar todas las partidas, precios y terminos.
5. Al final del presupuesto, el cliente ve dos botones: Aceptar Presupuesto y Solicitar Cambios.

El cliente no necesita crear una cuenta ni descargar nada. Simplemente hace clic en el enlace y ve el presupuesto en cualquier dispositivo.

Generar un Enlace del Portal

1. Abre el presupuesto.
2. Haz clic en el boton Compartir (o haz clic en Enviar al Cliente y elige Solo Portal de Clientes).
3. Se genera y muestra un enlace unico.
4. Copia el enlace haciendo clic en el boton Copiar Enlace.
5. Pegalo donde quieras compartirlo — un mensaje de texto, un correo que redactes tu mismo, una aplicacion de chat o cualquier otro lugar.

El enlace permanece activo hasta que el presupuesto expire (segun tu periodo de validez) o hasta que lo desactives manualmente.

aviso

El enlace del portal le da acceso al presupuesto a cualquier persona que lo tenga. No lo publiques de forma publica. Compartelo solo con el cliente previsto. Si necesitas revocar el acceso a un presupuesto compartido, abre el presupuesto, haz clic en Compartir, y haz clic en Desactivar Enlace.

Que Pueden Hacer los Clientes en el Portal

Cuando un cliente ve un presupuesto en el portal de clientes, puede:

• Revisar todos los detalles — Partidas, precios, terminos y notas.
• Aceptar el presupuesto — Al hacer clic en "Aceptar Presupuesto" se actualiza el estado a Aceptado y se te notifica inmediatamente.
• Solicitar cambios — Al hacer clic en "Solicitar Cambios" se abre un cuadro de texto donde el cliente puede describir que quiere que se ajuste. Recibes una notificacion con sus comentarios.
• Descargar un PDF — El cliente puede descargar su propia copia en PDF desde el portal.
• Ver versiones anteriores — Si has revisado el presupuesto, todas las versiones estan disponibles en el portal.

Recibes una notificacion en la aplicacion y un correo electronico cada vez que un cliente ve, acepta o solicita cambios a un presupuesto.

Enviar Presupuestos por Correo Electronico

Enviar un presupuesto por correo es la forma mas rapida de ponerlo frente a un cliente.

Enviar desde ContractorScope AI

1. Abre el presupuesto.
2. Haz clic en el boton Enviar al Cliente.
3. Selecciona Correo Electronico.
4. Revisa los detalles del correo:
   • Para — Precargado con la direccion de correo del cliente. Puedes agregar destinatarios adicionales escribiendo mas direcciones de correo.
   • Asunto — Precargado con el nombre de tu presupuesto (por ejemplo, "Presupuesto: Remodelacion de Cocina Johnson — EST-2026-0042"). Puedes editarlo.
   • Mensaje — Un cuadro de texto donde puedes escribir una nota personal al cliente.
5. Elige que incluir:
   • Adjuntar PDF — Se adjunta una copia en PDF al correo. (Activado por defecto.)
   • Incluir Enlace del Portal — El correo incluye un boton que el cliente puede hacer clic para ver el presupuesto en linea. (Activado por defecto.)
6. Haz clic en Enviar.

El correo se envia desde la direccion de correo de tu empresa (como esta configurada en la Configuracion de la Empresa). El cliente recibe un correo profesional con tu marca, tu mensaje personal, el PDF adjunto y un enlace al portal de clientes.

tip

Incluye una nota corta y amable en el campo de mensaje. Algo como "Hola Sara, aqui esta el presupuesto para la renovacion del bano que platicamos el martes. Incluye todos los detalles que conversamos. Avisame si tienes alguna pregunta — con gusto te lo explico." Los toques personales hacen la diferencia.

Reenviar un Presupuesto

Si un cliente dice que no recibio el correo o no lo encuentra:

1. Abre el presupuesto.
2. Haz clic en Enviar al Cliente nuevamente.
3. El formulario de correo aparece con la misma configuracion de antes.
4. Haz clic en Enviar para reenviarlo.

Tambien puedes copiar el enlace del portal y enviarlo por mensaje de texto al cliente como respaldo.

Enviar a Multiples Destinatarios

A veces necesitas enviar un presupuesto a mas de una persona — el propietario y su esposo/a, un administrador de propiedades y el dueno, o un contratista general y el gerente de proyecto.

1. En el formulario de correo, haz clic en el campo Para.
2. Escribe direcciones de correo adicionales separadas por comas.
3. Cada destinatario recibe su propia copia del correo.

Imprimir Presupuestos

Para reuniones en persona o clientes que prefieren papel, puedes imprimir tus presupuestos directamente.

Imprimir desde el Navegador

1. Abre el presupuesto.
2. Haz clic en Exportar > Imprimir.
3. Se abre el dialogo de impresion de tu navegador con una version optimizada para impresion del presupuesto.
4. Selecciona tu impresora y configuracion (tamano de papel, orientacion, color).
5. Haz clic en Imprimir.

El diseno de impresion elimina elementos de navegacion y formatea el presupuesto para una impresion limpia en papel tamano carta estandar.

Imprimir desde PDF

Alternativamente, descarga el PDF primero (consulta la seccion de PDF anterior) e imprimelo desde el visor de PDF de tu computadora. Esto te da el mismo diseno que ven los clientes cuando abren el archivo PDF adjunto.

info

La impresion funciona mejor en papel tamano carta (8.5 x 11 pulgadas) en orientacion vertical. El presupuesto se escala automaticamente para ajustarse. Si tienes un presupuesto muy largo con muchas partidas, fluye naturalmente a traves de multiples paginas con encabezados repetidos en cada pagina.

Generacion de Propuestas

Para proyectos grandes o cuando quieres ir mas alla de un presupuesto simple, ContractorScope AI puede generar una propuesta completa de proyecto.

Que es una Propuesta?

Una propuesta es una version ampliada de tu presupuesto que incluye secciones adicionales para presentar una imagen mas completa a tu cliente:

• Portada — El logotipo de tu empresa, nombre del proyecto, nombre del cliente y fecha.
• Introduccion — Un parrafo describiendo el alcance del proyecto en lenguaje sencillo.
• Alcance del Trabajo — Una descripcion narrativa detallada de lo que esta incluido (generada a partir de tus partidas y notas).
• Precios Detallados — El desglose completo del presupuesto.
• Cronograma del Proyecto — Un calendario de alto nivel mostrando fases y duraciones estimadas.
• Terminos y Condiciones — Tus terminos estandar formateados en un diseno profesional.
• Acerca de tu Empresa — Una breve seccion sobre tu experiencia y calificaciones.
• Bloque de Firma — Espacio para que tanto tu como el cliente firmen.

Generar una Propuesta

1. Abre un presupuesto completo (todas las partidas, precios y notas completados).
2. Haz clic en Exportar > Generar Propuesta.
3. La IA crea un borrador de propuesta basado en los datos de tu presupuesto.
4. Revisa cada seccion y haz las ediciones necesarias:
   • Haz clic en cualquier seccion para editar el texto directamente.
   • Agrega o elimina secciones usando la barra de herramientas de secciones.
   • Reordena las secciones arrastrandolas.
5. Haz clic en Guardar Propuesta.
6. Desde aqui puedes:
   • Descargar como PDF — Obtener un documento de propuesta pulido de multiples paginas.
   • Compartir via Portal — La propuesta reemplaza la vista estandar del presupuesto en el portal de clientes.
   • Enviar por Correo al Cliente — Enviar la propuesta como un PDF adjunto con un enlace al portal.

tip

Las propuestas son especialmente efectivas para proyectos de mas de $10,000 o cuando compites contra otros contratistas. El esfuerzo extra de una propuesta profesional le muestra al cliente que tomas el proyecto en serio y te diferencia de contratistas que envian un numero en una servilleta.

Personalizar la Plantilla de Propuesta

Puedes configurar una plantilla de propuesta predeterminada para no tener que empezar de cero cada vez:

1. Ve a Configuracion > Valores Predeterminados de Presupuesto > Plantilla de Propuesta.
2. Edita el texto predeterminado para cada seccion:
   • Texto base de introduccion
   • Contenido de Acerca de tu Empresa
   • Terminos y condiciones estandar
3. Sube cualquier imagen que quieras incluir por defecto (foto de tu equipo, certificaciones, fotos de proyectos anteriores).
4. Haz clic en Guardar Plantilla.

Las nuevas propuestas usan esta plantilla como punto de partida. Aun puedes editar cada propuesta individualmente.

Seguimiento de Presupuestos Compartidos

Despues de compartir un presupuesto, ContractorScope AI rastrea lo que sucede despues.

Seguimiento de Entrega y Visualizacion

En cualquier presupuesto que hayas enviado, puedes ver:

• Fecha de Envio — Cuando se entrego el correo.
• Fecha de Visualizacion — Cuando el cliente abrio por primera vez el enlace del portal. (Esto solo rastrea visualizaciones del portal, no aperturas de PDF.)
• Numero de Visualizaciones — Cuantas veces el cliente ha abierto el enlace del portal.
• Fecha de Aceptacion/Solicitud de Cambios — Cuando el cliente tomo accion.

Esta informacion aparece en la pagina de detalle del presupuesto bajo la pestana Actividad.

Recordatorios de Seguimiento

Si un cliente no ha respondido a un presupuesto despues de cierto periodo:

1. ContractorScope AI te envia una notificacion de recordatorio (configurable en Configuracion > Notificaciones).
2. El recordatorio predeterminado es 3 dias despues del envio, y luego nuevamente a los 7 dias.
3. Puedes ajustar estos intervalos o desactivarlos.

Cuando recibes un recordatorio, haz clic en la notificacion para abrir el presupuesto y decidir si hacer seguimiento con una llamada, mensaje de texto o correo.

info

Hacer seguimiento es una de las formas mas efectivas de ganar trabajos. Muchos clientes tienen la intencion de aceptar pero se ocupan y se olvidan. Un mensaje de texto o llamada amable despues de unos dias a menudo marca la diferencia.

Referencia Rapida: Opciones de Exportacion y Compartir

Metodo	Ideal Para	Lo que Recibe el Cliente
Descargar PDF	Entrega en persona, tu propio correo, archivo	Un archivo PDF en tu dispositivo
Portal de Clientes	Revision en linea y aceptacion	Un enlace para ver y aceptar en linea
Correo desde la App	Entrega mas rapida con seguimiento	Correo con PDF + enlace al portal
Imprimir	Reuniones en persona, clientes que prefieren papel	Una copia en papel
Propuesta	Proyectos grandes, licitaciones competitivas	Una propuesta profesional de multiples paginas

Siguientes Pasos

• Configura tu cuenta y administra tu equipo: Cuenta y Facturacion.
• Registra llamadas y mensajes relacionados con presupuestos: Integracion con RingCentral.
• Necesitas ayuda? Visita Obtener Ayuda.