Contactos y CRM
La sección de Contactos es tu agenda de negocios — mejorada. Cada cliente, prospecto y subcontratista vive aquí, junto con su historial completo de presupuestos, proyectos, facturas y comunicaciones. En lugar de buscar entre correos electrónicos o hojas de cálculo, puedes encontrar a cualquier persona en segundos y ver exactamente cómo están las cosas.
Consulte cualquier contacto desde su teléfono mientras está en un sitio de trabajo. Toque su número de teléfono para llamar directamente, vea su historial de proyectos o agregue una nota — todo sin cambiar de aplicación.
La Lista de Contactos
Cuando abres Contactos desde la navegación izquierda, ves una tabla de cada contacto en tu cuenta.
Buscar un Contacto
La barra de búsqueda en la parte superior de la lista busca simultáneamente en nombres, nombres de empresa, números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Comienza a escribir cualquier parte de la información que recuerdes — la lista se actualiza mientras escribes.
Ejemplos:
- Escribe
"Juan"para encontrar todos los contactos llamados Juan. - Escribe
"techado"para encontrar cualquier contacto con "techado" en el nombre de su empresa. - Escribe un número de teléfono parcial para localizar un contacto cuando solo recuerdas parte de él.
Filtrar la Lista
Usa el botón Filtrar para reducir la lista por:
- Tipo de contacto — Cliente, Prospecto, Subcontratista o Proveedor.
- Estado — Activo, Inactivo o Archivado.
- Etiquetas — Cualquier etiqueta personalizada que hayas aplicado.
- Fecha de creación — Muestra los contactos agregados dentro de un rango de fechas.
- Última actividad — Encuentra contactos con los que no has estado en contacto recientemente.
Los filtros se acumulan — puedes combinar múltiples filtros a la vez. Los filtros activos aparecen como chips debajo de la barra de búsqueda para que siempre sepas qué se está aplicando.
Ordenar la Lista
Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar por esa columna. Haz clic de nuevo para invertir el orden. Puedes ordenar por:
- Nombre (alfabético)
- Empresa
- Fecha de última actividad
- Fecha de creación
- Valor total del presupuesto
Ordena por Última actividad para encontrar rápidamente clientes con los que no has hecho seguimiento en un tiempo. Una llamada rápida o un mensaje a un cliente pasado es una de las formas más rápidas de conseguir el próximo trabajo.
Crear un Nuevo Contacto
Haz clic en Nuevo Contacto en la esquina superior derecha de la lista de contactos para abrir el asistente de creación de contactos. El asistente te guía a través de tres pasos cortos.
Paso 1 — Información Básica
Ingresa el nombre del contacto y el tipo de contacto:
- Nombre / Apellido — Requerido para contactos individuales.
- Nombre de la empresa — Opcional para individuos; requerido para empresas.
- Tipo de contacto — Elige entre Cliente, Prospecto, Subcontratista o Proveedor.
También puedes agregar una etiqueta personalizada aquí si deseas agrupar este contacto con contactos similares (por ejemplo, una etiqueta como "Comercial" o "Cliente Frecuente").
Paso 2 — Detalles de Contacto
Agrega las formas en que puedes comunicarte con esta persona:
- Números de teléfono — Agrega múltiples números y etiqueta cada uno (Móvil, Oficina, Casa).
- Direcciones de correo electrónico — Agrega múltiples correos y etiqueta cada uno (Personal, Trabajo).
- Dirección física — Calle, ciudad, estado y código postal. Esto se completa automáticamente en presupuestos y facturas.
Paso 3 — Notas y Fuente
- Fuente del prospecto — ¿De dónde vino este contacto? (Referido, Sitio web, Letrero de jardín, Toque de puerta, etc.) El seguimiento de fuentes te ayuda a entender qué marketing está funcionando.
- Notas iniciales — Agrega algo útil sobre este contacto desde el principio: cómo los conociste, qué están buscando o preferencias importantes.
Haz clic en Crear Contacto para guardar. El contacto se abre directamente para que puedas comenzar a trabajar con él inmediatamente.
Siempre puedes volver y completar la información faltante. No necesitas tener todo completo antes de guardar.
La Vista de Detalle del Contacto
Al hacer clic en el nombre de cualquier contacto se abre su vista de detalle completa. Esta es la fuente única de verdad para todo lo relacionado con esa persona o empresa.
Panel de Información de Contacto
El panel izquierdo muestra toda la información de contacto almacenada: nombre, empresa, números de teléfono, direcciones de correo, dirección física, etiquetas, fuente del prospecto y cualquier nota. Haz clic en el botón Editar (ícono de lápiz) para actualizar cualquier información.
Resumen de Actividad
En la parte superior de la vista de detalle, las tarjetas de resumen muestran:
- Presupuestos abiertos — Presupuestos que han sido enviados pero aún no aceptados o rechazados.
- Proyectos activos — Proyectos actualmente en progreso.
- Facturas pendientes — Facturas que no han sido pagadas.
- Total facturado — Ingresos de por vida de este contacto.
Pestañas
El área con pestañas en el lado derecho de la vista de detalle organiza todos los registros relacionados.
Pestaña de Presupuestos
Lista cada presupuesto creado para este contacto. Cada fila muestra el número del presupuesto, título, monto total, estado (Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado) y fecha. Haz clic en cualquier presupuesto para abrirlo.
Usa el botón Nuevo Presupuesto en esta pestaña para iniciar un nuevo presupuesto previnculado a este contacto — no tendrás que reingresar ninguna información de contacto.
Pestaña de Proyectos
Lista todos los proyectos asociados con este contacto. Consulta Proyectos para detalles sobre cómo funcionan los proyectos. Haz clic en Nuevo Proyecto para crear uno directamente desde este registro de contacto.
Pestaña de Facturas
Lista todas las facturas para este contacto. Consulta Facturación para detalles. Haz clic en Nueva Factura para crear una directamente.
Pestaña de Propuestas
Lista todas las propuestas enviadas a este contacto. Consulta Propuestas para saber cómo funcionan las propuestas.
Pestaña de Acuerdos
Lista todos los acuerdos de servicio para este contacto. Consulta Acuerdos de Servicio para detalles.
Pestaña de Archivos
Adjunta cualquier archivo relevante para este contacto: contratos firmados, permisos, fotos o documentos. Arrastra y suelta archivos aquí, o haz clic en Subir. Los archivos se almacenan de forma segura y son accesibles desde cualquier dispositivo.
Historial de Comunicaciones
El feed de Actividad en el lado derecho de la vista de detalle del contacto muestra un registro cronológico de cada interacción registrada para este contacto:
- Correos enviados — Presupuestos, facturas y propuestas enviados por correo desde ContractorScope AI aparecen aquí automáticamente.
- Notas — Notas manuales que tú o tu equipo agregan.
- Cambios de estado — Cuando se acepta un presupuesto, se cierra un proyecto o se paga una factura.
- Llamadas registradas — Llamadas telefónicas que registras manualmente.
Agregar una Nota
Haz clic en Agregar Nota para escribir una nota sobre este contacto. Las notas tienen marca de tiempo y se atribuyen a quien las escribió. Usa las notas para registrar:
- Lo que se discutió en una llamada.
- Preferencias o quejas del cliente.
- Recordatorios de seguimiento.
- Hallazgos de visitas al sitio.
Registrar una Llamada
Haz clic en Registrar Llamada para anotar una llamada telefónica. Ingresa la fecha, duración y un breve resumen de lo que se discutió. Esto mantiene un registro completo de cada conversación sin depender de la memoria o aplicaciones de notas separadas.
Adquiere el hábito de registrar llamadas inmediatamente después de colgar. Incluso un resumen de dos oraciones puede ahorrarte mucha confusión semanas después, cuando intentes recordar qué dijo el cliente sobre materiales o presupuesto.
Vincular Presupuestos y Proyectos
Cuando creas un presupuesto o proyecto desde la vista de detalle del contacto, se vincula automáticamente. También puedes vincular registros existentes:
- Abre la pestaña Presupuestos o Proyectos.
- Haz clic en Vincular Existente.
- Busca el presupuesto o proyecto por número o título.
- Haz clic en Vincular para adjuntarlo.
Los registros vinculados aparecen en la pestaña y en el feed de actividad.
Archivar un Contacto
El archivado elimina un contacto de tu lista activa sin borrar ninguno de su historial. Esto es útil para clientes pasados con los que no esperas volver a trabajar, o prospectos que se enfriaron.
Para archivar un contacto:
- Abre la vista de detalle del contacto.
- Haz clic en el menú Más (tres puntos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Archivar Contacto.
- Confirma en el diálogo.
Los contactos archivados no aparecen en la lista de contactos predeterminada. Para verlos, aplica el filtro Archivado. Puedes desarchivar un contacto en cualquier momento.
Archivar un contacto no afecta ningún presupuesto, proyecto o factura vinculados. Esos registros permanecen intactos y buscables.
Acciones en Lote
Desde la lista de contactos, marca las casillas junto a múltiples contactos para acceder a las acciones en lote:
- Exportar — Descarga los contactos seleccionados como un archivo CSV.
- Aplicar etiqueta — Agrega una etiqueta a todos los contactos seleccionados a la vez.
- Archivar — Archiva todos los contactos seleccionados.
Las acciones en lote aparecen en una barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla cuando uno o más contactos están seleccionados.
Importar Contactos
Si tienes una lista de clientes existente en una hoja de cálculo u otro CRM, puedes importarla:
- Desde la lista de contactos, haz clic en Importar.
- Descarga la plantilla CSV para ver el formato de columna requerido.
- Completa la plantilla con tus datos.
- Sube el CSV completado.
- Revisa la vista previa de importación — el sistema resalta cualquier fila con campos requeridos faltantes.
- Haz clic en Confirmar Importación.
El proceso de importación coincide por dirección de correo electrónico para evitar crear contactos duplicados. Si una dirección de correo ya existe, el importador actualiza el registro existente en lugar de crear uno nuevo.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo tener dos contactos con el mismo nombre? Sí. Los contactos se identifican por su ID único, no por su nombre, por lo que se permiten nombres duplicados. Usa el nombre de la empresa, el número de teléfono o el correo electrónico para distinguir entre ellos.
¿Puedo asignar contactos a miembros específicos del equipo? Sí. Abre la vista de detalle del contacto, haz clic en el campo Asignado a en el panel de contacto y selecciona un miembro del equipo. Esa persona verá este contacto resaltado en su vista personal.
¿Hay un límite de cuántos contactos puedo tener? Sin límite estricto — ContractorScope AI escala para tantos contactos como tu negocio necesite.
Próximos Pasos
Ahora que sus contactos están configurados, aquí tiene los próximos pasos:
- Proyectos — Vincule contactos a trabajos activos y realice un seguimiento de su cartera.
- Facturación — Envíe facturas directamente desde un registro de contacto.
- Propuestas — Cree y envíe propuestas a contactos desde su registro.