Contactos y CRM

La sección de Contactos es tu agenda de negocios — mejorada. Cada cliente, prospecto y subcontratista vive aquí, junto con su historial completo de presupuestos, proyectos, facturas y comunicaciones. En lugar de buscar entre correos electrónicos o hojas de cálculo, puedes encontrar a cualquier persona en segundos y ver exactamente cómo están las cosas.

Acceso Móvil

Consulte cualquier contacto desde su teléfono mientras está en un sitio de trabajo. Toque su número de teléfono para llamar directamente, vea su historial de proyectos o agregue una nota — todo sin cambiar de aplicación.

La Lista de Contactos

Cuando abres CONTACTOS en el menú izquierdo, ves una tabla de cada contacto en tu cuenta.

Buscar un Contacto

La barra de búsqueda en la parte superior de la lista busca simultáneamente en nombres, nombres de empresa, números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Comienza a escribir cualquier parte de la información que recuerdes — la lista se actualiza mientras escribes.

Ejemplos:

• Escribe "Juan" para encontrar todos los contactos llamados Juan.
• Escribe "techado" para encontrar cualquier contacto con "techado" en el nombre de su empresa.
• Escribe un número de teléfono parcial para localizar un contacto cuando solo recuerdas parte de él.

Filtrar la Lista

Usa el botón Filter (Filtrar) para reducir la lista por:

• Archived (Archivado) — Muestra solo los contactos archivados.
• Status (Estado) — Lead (Cliente potencial), Prospect (Prospecto calificado), Customer (Cliente), Past Customer (Cliente anterior), Lost (Perdido) o Unknown (Desconocido). Lead es un estado del contacto, no un tipo de contacto — un contacto puede ser de tipo Customer mientras su estado sigue siendo Lead.
• Contact type (Tipo de contacto) — Customer (Cliente), Subcontractor (Subcontratista), Business associate (Asociado comercial), Referral partner (Socio referidor), Employee (Empleado) u Other (Otro). (Vendor (Proveedor) también es un tipo de contacto, pero no aparece en este filtro; aun así puedes asignarlo con la acción en lote Set type — consulta Acciones en Lote.)
• Zip code (Código postal) — Escribe el código postal completo, tal como está guardado en el contacto (por ejemplo 12345), para mostrar solo los contactos con ese código. Un código postal parcial no muestra resultados.
• Missing fields (Campos faltantes) — Muestra los contactos a los que les falta el nombre, el correo electrónico o el teléfono, para que encuentres los que hay que completar.
• Date range (Rango de fechas) — Muestra los contactos creados entre dos fechas.

Los filtros se acumulan — puedes combinar varios a la vez. Un contador en el botón Filter indica cuántos están activos, y Clear all (Borrar todo) los restablece.

Ordenar la Lista

Usa el control de orden junto al botón Filter, en la parte superior de la lista. Haz clic en la mitad izquierda para invertir el orden (ascendente o descendente) al instante; haz clic en la mitad ⇅ para elegir por qué ordenar:

• Date (Fecha) — Cuándo se creó el contacto. Es el valor predeterminado, de más reciente a más antiguo.
• Contact Name (Nombre del contacto) — Alfabético.
• Status (Estado) — Por estado del contacto.

tip

Ordena por Date e invierte el orden para ver primero los contactos que agregaste hace más tiempo. Una llamada rápida o un mensaje a un cliente pasado es una de las formas más rápidas de conseguir el próximo trabajo.

Crear un Nuevo Contacto

Haz clic en + Contact (Nuevo contacto) en la parte superior de la lista de contactos para abrir el New Contact Wizard (asistente de nuevo contacto). Te pide una cosa a la vez — nombre, correo electrónico, teléfono, dirección y notas — y luego muestra una pantalla What's Next? (¿Qué sigue?). Usa Next (Siguiente) para avanzar, Back (Atrás) para volver al paso anterior, Skip (Omitir) para dejar en blanco un paso opcional y Cancel (Cancelar) para salir sin crear nada. El contacto se crea cuando haces clic en Create contact (Crear contacto) en el último paso, Notas.

Paso 1 — Nombre

Ingresa el nombre del contacto — una persona o una empresa. Es el único campo obligatorio: Next permanece deshabilitado hasta que escribas un nombre.

Paso 2 — Correo electrónico

Opcional. Si ingresas una dirección de correo electrónico, debe ser una sola dirección sencilla, como nombre@ejemplo.com. Se rechaza una dirección con espacios o con caracteres como ?, &, ,, ; o %, y también un cuadro con dos direcciones. La misma regla se aplica cada vez que editas el correo de un contacto.

Paso 3 — Teléfono

Opcional. Si ingresas un número de teléfono, debe ser válido.

Paso 4 — Dirección

Opcional. Empieza a escribir y elige una dirección sugerida de EE. UU., o ingrésala tú mismo. La dirección debe incluir un número de calle (o un apartado postal, PO Box) y un código postal (ZIP) válido de 5 dígitos antes de que el asistente te deje continuar. Si más adelante eliges Create project (Crear proyecto) desde este contacto, la dirección pasa al nuevo proyecto.

Paso 5 — Notas

Opcional. Agrega algo útil sobre este contacto desde el principio: cómo lo conociste, qué está buscando o preferencias importantes. Presiona Shift+Enter para una nueva línea. La nota se guarda en la pestaña Notes (Notas) del contacto. Haz clic en Create contact para guardar.

What's Next? (¿Qué sigue?)

Una vez guardado el contacto, la pantalla What's Next? ofrece dos opciones:

• Create project — Abre el asistente de nuevo proyecto con este contacto ya completado.
• View Contact Details (Ver detalles del contacto) — Abre la vista de detalle del contacto.

info

Siempre puedes volver y completar la información faltante. No necesitas tener todo completo antes de guardar.

Tipo y estado del contacto

Un contacto nuevo comienza con el estado Lead. El asistente no pide un tipo de contacto — el tipo (qué es el contacto para tu negocio) y el estado (en qué punto está la relación) son dos configuraciones separadas. Cambia el tipo de uno o varios contactos con la acción en lote Set type de la lista de contactos; consulta Acciones en Lote y Filtrar la Lista.

Aviso de nombre ajustado

Algunos caracteres no están permitidos en el nombre de un contacto — por ejemplo, etiquetas HTML como <script> — y se eliminan al guardar el contacto. Cuando eso ocurre, la pantalla What's Next? muestra un aviso. Cuando la aplicación está en español, el aviso se titula Nombre ajustado y dice: "Algunos caracteres no estaban permitidos y se eliminaron." (en inglés: Name adjusted y "Some characters weren't allowed and were removed."). El contacto, y cualquier proyecto que crees a partir de él, usa el nombre ajustado. El mismo aviso aparece cuando agregas un contacto desde la ventana emergente de nuevo contacto de un proyecto, y aparece un mensaje que empieza con "Contact name adjusted:" (esa parte aparece en inglés) cuando los datos del cliente de un presupuesto crean un contacto automáticamente. En el asistente de página completa puedes cerrar el aviso; en la ventana emergente simplemente permanece en pantalla. En ambos casos nunca te impide continuar.

Contactos duplicados

Si agregas un contacto cuyo nombre coincide con el de un contacto que ya tienes, y además coincide la dirección de correo electrónico (o, cuando no ingresas correo, el número de teléfono), el asistente no crea un segundo contacto. Un contacto con el mismo nombre también cuenta como coincidencia cuando no ingresas ni correo ni teléfono y el contacto existente no tiene correo electrónico. Los nombres se comparan sin distinguir mayúsculas y minúsculas, pero los números de teléfono deben coincidir exactamente como los escribiste — 555-123-4567 y (555) 123-4567 son distintos. Los registros internos que no aparecen en tu lista de contactos, como los registros que una integración marca como proveedores (no los contactos a los que tú asignas el tipo Vendor) y el registro de tu propia empresa, nunca cuentan como coincidencia por correo electrónico.

Cuando hay una coincidencia, el asistente te lleva a la misma pantalla What's Next? del contacto existente, sin la confirmación "Contact created". El correo, el teléfono y la dirección que escribiste no se agregan a ese contacto, pero una nota que ingresaste sí se guarda en él.

Si le pides a Scout que cree un contacto, Scout busca coincidencias existentes por correo o teléfono (actualiza el contacto existente automáticamente) o por nombre/dirección (te pregunta antes de crear uno separado). En ambos casos, una dirección incompleta (sin ciudad, estado o código postal) no es problema para Scout: guarda el contacto y puedes completar el resto más tarde.

La Vista de Detalle del Contacto

Al hacer clic en el nombre de cualquier contacto se abre su vista de detalle completa. Esta es la fuente única de verdad para todo lo relacionado con esa persona o empresa.

Panel de Información de Contacto

El panel izquierdo muestra toda la información de contacto almacenada: nombre, empresa, números de teléfono, direcciones de correo, dirección física, etiquetas, fuente del prospecto y cualquier nota. Haz clic en View all details (Ver todos los detalles) para abrir la ventana de detalles y luego usa su modo de edición (Edit) para actualizar cualquier información.

Los íconos de Social del panel guardan el sitio web / enlace, Facebook, LinkedIn, X (Twitter) e Instagram del contacto. Haz clic en un ícono vacío para agregar un enlace, o en uno con enlace para abrirlo. Para Facebook, LinkedIn, X e Instagram, escribe solo el nombre de perfil que va después de la barra. Para el sitio web / enlace, escribe la dirección (por ejemplo example.com); el cuadro de enlace agrega https:// por ti. En View all details → Edit (Ver todos los detalles → Editar) escribes la dirección completa tú mismo, que empiece con http:// o https://. Cualquier otra cosa (incluidos los enlaces javascript: y las direcciones con espacios) se rechaza. Para quitar un enlace, vacía el cuadro y guarda.

Resumen de Actividad

En la parte superior de la vista de detalle, las tarjetas de resumen muestran:

• Presupuestos abiertos — Presupuestos que han sido enviados pero aún no aceptados o rechazados.
• Proyectos activos — Proyectos actualmente en progreso.
• Facturas pendientes — Facturas que no han sido pagadas.
• Total facturado — Ingresos de por vida de este contacto.

Pestañas

El área con pestañas en el lado derecho de la vista de detalle organiza todos los registros relacionados.

Pestaña de Presupuestos

Lista cada presupuesto creado para este contacto. Cada fila muestra el número del presupuesto, título, monto total, estado (Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado) y fecha. Haz clic en cualquier presupuesto para abrirlo.

Usa el botón Nuevo Presupuesto en esta pestaña para iniciar un nuevo presupuesto previnculado a este contacto — no tendrás que reingresar ninguna información de contacto.

Pestaña de Proyectos

Lista todos los proyectos asociados con este contacto. Consulta Proyectos para detalles sobre cómo funcionan los proyectos. Haz clic en Nuevo Proyecto para crear uno directamente desde este registro de contacto.

Pestaña de Facturas

Lista todas las facturas para este contacto. Consulta Facturación para detalles. Haz clic en Nueva Factura para crear una directamente.

Pestaña de Propuestas

Lista todas las propuestas enviadas a este contacto. Consulta Propuestas para saber cómo funcionan las propuestas.

Pestaña de Acuerdos

Lista todos los acuerdos de servicio para este contacto. Consulta Acuerdos de Servicio para detalles.

Pestaña de Archivos

Adjunta cualquier archivo relevante para este contacto: contratos firmados, permisos, fotos o documentos. Arrastra y suelta archivos aquí, o haz clic en Subir. Los archivos se almacenan de forma segura y son accesibles desde cualquier dispositivo.

Historial de Comunicaciones

El feed de Actividad en el lado derecho de la vista de detalle del contacto muestra un registro cronológico de cada interacción registrada para este contacto:

• Correos enviados — Presupuestos, facturas y propuestas enviados por correo desde ContractorScope AI aparecen aquí automáticamente.
• Notas — Notas manuales que tú o tu equipo agregan.
• Cambios de estado — Cuando se acepta un presupuesto, se cierra un proyecto o se paga una factura.
• Llamadas registradas — Llamadas telefónicas que registras manualmente.

Agregar una Nota

Haz clic en Agregar Nota para escribir una nota sobre este contacto. Las notas tienen marca de tiempo y se atribuyen a quien las escribió. Usa las notas para registrar:

• Lo que se discutió en una llamada.
• Preferencias o quejas del cliente.
• Recordatorios de seguimiento.
• Hallazgos de visitas al sitio.

Registrar una Llamada

Haz clic en Registrar Llamada para anotar una llamada telefónica. Ingresa la fecha, duración y un breve resumen de lo que se discutió. Esto mantiene un registro completo de cada conversación sin depender de la memoria o aplicaciones de notas separadas.

tip

Adquiere el hábito de registrar llamadas inmediatamente después de colgar. Incluso un resumen de dos oraciones puede ahorrarte mucha confusión semanas después, cuando intentes recordar qué dijo el cliente sobre materiales o presupuesto.

Vincular Presupuestos y Proyectos

Cuando creas un presupuesto o proyecto desde la vista de detalle del contacto, se vincula automáticamente. También puedes vincular registros existentes:

1. Abre la pestaña Presupuestos o Proyectos.
2. Haz clic en Vincular Existente.
3. Busca el presupuesto o proyecto por número o título.
4. Haz clic en Vincular para adjuntarlo.

Los registros vinculados aparecen en la pestaña y en el feed de actividad.

Archivar un Contacto

El archivado elimina un contacto de tu lista activa sin borrar ninguno de su historial. Esto es útil para clientes pasados con los que no esperas volver a trabajar, o prospectos que se enfriaron.

Para archivar un contacto:

1. Abre la vista de detalle del contacto.
2. Haz clic en el menú Más (tres puntos) en la esquina superior derecha.
3. Selecciona Archivar Contacto.
4. Confirma en el diálogo.

Los contactos archivados no aparecen en la lista de contactos predeterminada. Para verlos, aplica el filtro Archived (Archivado). Puedes desarchivar un contacto en cualquier momento.

aviso

Archivar un contacto no afecta ningún presupuesto, proyecto o factura vinculados. Esos registros permanecen intactos y buscables.

El desarchivado no es solo manual: si llega un nuevo envío de formulario web o un cliente potencial (lead) de un CRM o integración de marketing conectado que coincide con un contacto archivado por teléfono o correo electrónico, ese contacto se reactiva automáticamente y la nueva consulta se registra en su feed de actividad — excepto cuando el número de teléfono está en tu lista de no llamar, o cuando coincide con más de un contacto; en ese caso la nueva consulta se marca para revisión manual. Así, un cliente pasado o un cliente potencial frío que vuelve a comunicarse se convierte de nuevo en un cliente potencial activo sin que nadie tenga que darse cuenta y desarchivarlo manualmente.

Un cliente potencial de tu formulario web, o del webhook de un CRM o integración de marketing conectado, que no coincide con ningún contacto existente crea un contacto nuevo con el estado Lead (cliente potencial), marcado como Needs attention (requiere atención), y lo que la persona escribió en la solicitud se guarda como una nota en ese contacto. Un contacto que ya existe conserva su estado actual.

Acciones en Lote

Desde la lista de contactos, marca las casillas junto a varios contactos (o la casilla en la parte superior de la columna para seleccionar todos los contactos mostrados). Aparece una barra entre la barra de herramientas de búsqueda y la tabla, con la cantidad seleccionada y estas acciones:

• Archive (Archivar) — Archiva todos los contactos seleccionados. Primero se te pide confirmar; los contactos archivados se ocultan de la lista predeterminada y se pueden restaurar más tarde.
• Restore (Restaurar) — Devuelve los contactos archivados seleccionados a la lista activa. Es más útil con el filtro Archived activado, y no tiene efecto en contactos que no están archivados.
• Set type (Establecer tipo) — Customer (Cliente), Subcontractor (Subcontratista), Vendor (Proveedor), Business associate (Asociado comercial), Referral partner (Socio referidor), Employee (Empleado) u Other (Otro). Elige uno en el menú Set type para cambiar el tipo de contacto de todos los contactos seleccionados a la vez.
• Set status (Establecer estado) — Lead (Cliente potencial), Prospect (Prospecto calificado), Customer (Cliente), Past Customer (Cliente anterior), Lost (Perdido) o Unknown (Desconocido). Elige uno en el menú Set status para cambiar el estado de todos los contactos seleccionados a la vez.

Haz clic en Clear (Borrar selección) para deseleccionar todo.

Importar Contactos

Si tienes una lista de clientes existente en una hoja de cálculo u otro CRM, puedes importarla:

1. Desde la lista de contactos, haz clic en Importar.
2. Descarga la plantilla CSV para ver el formato de columna requerido.
3. Completa la plantilla con tus datos.
4. Sube el CSV completado.
5. Revisa la vista previa de importación — el sistema resalta cualquier fila con campos requeridos faltantes.
6. Haz clic en Confirmar Importación.

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El proceso de importación coincide por dirección de correo electrónico para evitar crear contactos duplicados. Si una dirección de correo ya existe, el importador actualiza el registro existente en lugar de crear uno nuevo.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo tener dos contactos con el mismo nombre? Sí, a menos que la dirección de correo electrónico (o, cuando no ingresas correo, el número de teléfono) también coincida con un contacto que ya tienes — en ese caso el asistente de Nuevo Contacto abre el contacto existente en lugar de crear un segundo. Los contactos se identifican por su ID único, no por su nombre, por lo que, de lo contrario, se permiten nombres duplicados. Usa el nombre de la empresa, el número de teléfono o el correo electrónico para distinguir entre ellos.

¿Puedo asignar contactos a miembros específicos del equipo? Sí. Abre la vista de detalle del contacto, haz clic en el campo Asignado a en el panel de contacto y selecciona un miembro del equipo. Esa persona verá este contacto resaltado en su vista personal.

¿Hay un límite de cuántos contactos puedo tener? Sin límite estricto — ContractorScope AI escala para tantos contactos como tu negocio necesite.

Próximos Pasos

Ahora que sus contactos están configurados, aquí tiene los próximos pasos:

• Proyectos — Vincule contactos a trabajos activos y realice un seguimiento de su cartera.
• Facturación — Envíe facturas directamente desde un registro de contacto.
• Propuestas — Cree y envíe propuestas a contactos desde su registro.