Integracion con RingCentral

ContractorScope AI se integra con RingCentral para traer tus comunicaciones telefonicas a la misma plataforma donde gestionas presupuestos y clientes. Registra llamadas, envia y recibe mensajes de texto, y accede a transcripciones de correo de voz, todo vinculado a los registros del cliente correcto.

Que Hace la Integracion

Conectar RingCentral a ContractorScope AI te da:

• Seguimiento de Llamadas — Cada llamada hacia y desde tu numero de RingCentral se registra automaticamente en el expediente del cliente.
• Acceso a Grabaciones — Escucha las grabaciones de llamadas directamente desde el perfil del cliente en ContractorScope AI.
• Mensajeria SMS — Envia y recibe mensajes de texto a clientes desde ContractorScope AI.
• Transcripcion de Correo de Voz — Los correos de voz se transcriben y se adjuntan al historial de comunicacion del cliente.
• Llamada con Un Clic — Llama a los clientes directamente desde su perfil con un solo clic.
• Linea de Tiempo de Comunicacion — Ve un historial completo de todas las llamadas, mensajes y correos de voz de cada cliente junto a sus presupuestos y facturas.

Requisitos

Antes de conectar, asegurate de tener:

• Una cuenta de RingCentral (RingCentral MVP o RingCentral Office). Cualquier plan de pago funciona.
• Acceso de administrador a tu cuenta de RingCentral para autorizar la integracion.
• Una suscripcion activa de ContractorScope AI en un plan de pago.

info

La integracion funciona con numeros de telefono de RingCentral asignados a tu cuenta. Si tu equipo tiene multiples extensiones de RingCentral, puedes elegir cuales rastrear en ContractorScope AI.

Conectar RingCentral

Paso 1: Abrir Configuracion de Integraciones

1. Haz clic en Configuracion en la barra lateral izquierda.
2. Selecciona Integraciones.
3. Encuentra la tarjeta de RingCentral y haz clic en Conectar.

Paso 2: Autorizar la Conexion

1. Se abre una ventana de autorizacion de RingCentral.
2. Inicia sesion en tu cuenta de RingCentral.
3. Revisa los permisos que ContractorScope AI esta solicitando:
   • Leer registros de llamadas
   • Acceder a grabaciones de llamadas
   • Enviar y recibir SMS
   • Leer correo de voz y transcripciones
4. Haz clic en Autorizar para conectar.

Seras redirigido de vuelta a ContractorScope AI con un estado verde de "Conectado".

Paso 3: Seleccionar Extensiones

Si tu cuenta de RingCentral tiene multiples extensiones (miembros del equipo, departamentos):

1. Despues de conectar, veras una lista de extensiones disponibles.
2. Marca las casillas junto a las extensiones que quieres rastrear en ContractorScope AI.
3. Haz clic en Guardar.

Solo las llamadas, mensajes y correos de voz de las extensiones seleccionadas se registran en ContractorScope AI.

tip

Comienza seleccionando solo tu propia extension para ver como funciona la integracion. Puedes agregar extensiones de miembros del equipo despues.

Seguimiento de Llamadas

Como Funciona

Una vez conectado, cada llamada entrante y saliente en tus extensiones seleccionadas de RingCentral se registra automaticamente:

1. Entra o sale una llamada en tu numero de RingCentral.
2. ContractorScope AI verifica el numero de telefono contra tu lista de clientes.
3. Si se encuentra una coincidencia, la llamada se registra en la linea de tiempo de comunicacion de ese cliente.
4. Si no se encuentra coincidencia, la llamada aparece en tu registro general de llamadas con la opcion de vincularla a un cliente o crear un nuevo cliente a partir de ella.

Que Se Registra

Para cada llamada, se registra la siguiente informacion:

• Fecha y Hora — Cuando ocurrio la llamada.
• Direccion — Entrante o saliente.
• Duracion — Cuanto duro la llamada.
• Numero de Telefono — El numero que llamo o fue llamado.
• Nombre del Cliente — Emparejado automaticamente desde tu lista de clientes.
• Grabacion — Si la grabacion de llamadas esta habilitada en RingCentral, hay un enlace de reproduccion disponible.
• Notas — Puedes agregar notas a cualquier llamada despues del hecho.

Ver el Historial de Llamadas

Para ver todas las llamadas de un cliente especifico:

1. Abre el perfil del cliente en ContractorScope AI.
2. Haz clic en la pestana Comunicacion.
3. Veras una linea de tiempo cronologica de todas las llamadas, mensajes y correos de voz con ese cliente.
4. Haz clic en cualquier entrada de llamada para ver detalles, reproducir la grabacion o agregar notas.

Una vista del registro de llamadas entre todos los clientes no esta disponible actualmente. Para revisar las llamadas recientes, abre el perfil del cliente correspondiente y usa la pestana Comunicacion descrita arriba — cada llamada, mensaje y correo de voz de ese cliente esta ahi junto con sus presupuestos y facturas.

Agregar Notas a las Llamadas

Despues de una llamada, agrega notas para capturar lo que se discutio:

1. Encuentra la llamada en la linea de tiempo de comunicacion del cliente.
2. Haz clic en Agregar Nota.
3. Escribe tus notas (por ejemplo, "Se discutieron cambios de alcance para la remodelacion de cocina. El cliente quiere actualizar a encimeras de cuarzo. Se revisara el presupuesto.").
4. Haz clic en Guardar.

tip

Agregar notas a las llamadas justo despues de que ocurren crea un excelente registro. Si un cliente luego pregunta "En que quedamos?", tienes un registro ahi mismo en su perfil junto al presupuesto relacionado.

Mensajeria SMS

Enviar un Mensaje de Texto desde ContractorScope AI

1. Abre el perfil del cliente.
2. Haz clic en la pestana Comunicacion.
3. Haz clic en Enviar Texto (o el icono de SMS).
4. Escribe tu mensaje en el cuadro de texto.
5. Haz clic en Enviar.

El mensaje se envia desde tu numero de RingCentral y se registra en la linea de tiempo de comunicacion del cliente.

Recibir Mensajes de Texto

Cuando un cliente envia un mensaje a tu numero de RingCentral:

1. El mensaje aparece en la linea de tiempo de comunicacion del cliente en ContractorScope AI.
2. Recibes una notificacion en la aplicacion.
3. Responde directamente desde ContractorScope AI — la respuesta sale a traves de tu numero de RingCentral.

Mensajes Rapidos desde Presupuestos

Puedes enviar mensajes relacionados con presupuestos especificos:

1. Abre un presupuesto.
2. Haz clic en el icono de mensaje junto al nombre del cliente.
3. Se abre la ventana de mensaje con el cliente preseleccionado.
4. Escribe tu mensaje (por ejemplo, "Hola Juan, te envie el presupuesto del proyecto de la terraza. Avisame si tienes alguna pregunta.").
5. Haz clic en Enviar.

info

Los mensajes de texto enviados a traves de ContractorScope AI salen desde tu numero de negocio de RingCentral, no desde tu telefono personal. Esto mantiene tu numero personal privado y toda la comunicacion en un solo lugar rastreable.

Transcripcion de Correo de Voz

Cuando un cliente deja un correo de voz en tu numero de RingCentral:

1. El correo de voz aparece en la linea de tiempo de comunicacion del cliente.
2. Si la transcripcion de correo de voz esta habilitada en RingCentral, se muestra el texto del mensaje.
3. Puedes reproducir el audio original del correo de voz directamente desde ContractorScope AI.
4. Agrega notas o acciones de seguimiento a la entrada del correo de voz.

Configurar la Transcripcion de Correo de Voz

La transcripcion de correo de voz es una funcion de RingCentral que debe habilitarse en tu cuenta de RingCentral:

1. Inicia sesion en tu portal de administracion de RingCentral.
2. Ve a Sistema Telefonico > Recepcionista Automatica > Correo de Voz.
3. Habilita Transcripcion de Correo de Voz.
4. Una vez habilitada, las transcripciones fluyen a ContractorScope AI automaticamente.

Llamada con Un Clic

Inicia llamadas directamente desde ContractorScope AI:

1. Donde sea que veas el numero de telefono de un cliente, haz clic en el icono de telefono junto a el.
2. Tu softphone o telefono de escritorio de RingCentral suena primero.
3. Contesta, y el sistema marca al cliente automaticamente.
4. La llamada se registra en la linea de tiempo de comunicacion.

Esto funciona desde:

• Perfiles de clientes
• Encabezados de presupuestos
• La lista de clientes
• Resultados de busqueda

tip

La llamada con un clic funciona mejor cuando tienes la aplicacion de escritorio o movil de RingCentral activa. La llamada se inicia a traves de RingCentral, asi que usa tu identificador de llamadas de negocio sin importar desde cual dispositivo contestes.

Linea de Tiempo de Comunicacion

La linea de tiempo de comunicacion es una vista unificada de todas las interacciones con un cliente. Reune:

• Llamadas telefonicas (con grabaciones)
• Mensajes de texto (enviados y recibidos)
• Correos de voz (con transcripciones)
• Presupuestos enviados y cambios de estado
• Facturas (si QuickBooks esta conectado)
• Notas que hayas agregado manualmente

Todo se muestra en orden cronologico para que puedas ver la historia completa de tu relacion con cada cliente. Esto es especialmente util cuando:

• Haces seguimiento a un presupuesto que enviaste la semana pasada
• Recuerdas lo que se discutio en una llamada antes de visitar el sitio de trabajo
• Verificas si un cliente respondio a un mensaje sobre programacion
• Documentas la comunicacion para resolucion de disputas

Administrar la Integracion

Configuracion de Sincronizacion

Ve a Configuracion > Integraciones > RingCentral > Configuracion para gestionar:

• Extensiones Activas — Agrega o elimina extensiones que se estan rastreando.
• Emparejamiento Automatico de Llamadas — Activa o desactiva si las llamadas se emparejan automaticamente con clientes por numero de telefono. (Predeterminado: Activado)
• Preferencias de Notificacion — Elige cuales eventos activan notificaciones en la aplicacion (llamadas perdidas, nuevos correos de voz, nuevos mensajes).
• Grabacion de Llamadas — Esto se administra en RingCentral, no en ContractorScope AI. Si la grabacion esta activada en RingCentral, las grabaciones aparecen aqui.

Desconectar RingCentral

Si necesitas desconectar:

1. Ve a Configuracion > Integraciones > RingCentral.
2. Haz clic en Desconectar.
3. Confirma la desconexion.

Los registros de llamadas, mensajes y correos de voz existentes ya registrados en ContractorScope AI se conservan. Las nuevas llamadas y mensajes simplemente dejaran de rastrearse.

Puedes reconectar en cualquier momento.

Solucion de Problemas

Las Llamadas No Se Registran

Si las llamadas no aparecen en ContractorScope AI:

1. Verifica que las extensiones correctas esten seleccionadas en la configuracion de integracion.
2. Verifica que la conexion de RingCentral este activa (estado verde en Integraciones).
3. Las llamadas pueden tardar un minuto o dos en aparecer despues de que terminan.
4. Si usas un telefono celular personal para RingCentral, asegurate de que las llamadas esten siendo enrutadas a traves de la aplicacion de RingCentral.

El Cliente No Se Empareja con las Llamadas

Si las llamadas se registran pero no se emparejan con el cliente correcto:

1. Verifica que el numero de telefono en el perfil del cliente coincida con el numero desde el que llaman.
2. Asegurate de que el formato del numero de telefono sea correcto (incluye el codigo de area).
3. Puedes vincular manualmente una llamada no emparejada a un cliente haciendo clic en la entrada de la llamada y seleccionando Vincular a Cliente.

Los Mensajes de Texto No Se Envian

Si no puedes enviar mensajes desde ContractorScope AI:

1. Verifica que tu plan de RingCentral incluya capacidad de SMS.
2. Verifica que tu numero de RingCentral este habilitado para SMS (algunos numeros de linea gratuita no lo estan).
3. Verifica que el numero de telefono del cliente sea un numero movil capaz de recibir SMS.
4. Intenta enviar un mensaje de prueba desde la aplicacion de RingCentral directamente para descartar problemas de cuenta.

Si los problemas persisten, contacta a soporte en info@contractorscopeai.com.

Siguientes Pasos

• Administra tu cuenta y suscripcion: Cuenta y Facturacion.
• Comparte presupuestos con clientes: Exportar y Compartir.
• Obtener ayuda de nuestro equipo de soporte: Obtener Ayuda.