Proyectos

Un proyecto en ContractorScope AI representa un trabajo en el que estás trabajando activamente o planeando trabajar. Los proyectos te dan una vista panorámica de tu carga de trabajo, te ayudan a rastrear el progreso y conectan todos los registros relacionados — presupuestos, facturas, archivos y notas — en un solo lugar.

Acceso Móvil

Consulte el estado de los proyectos, vea documentos y actualice el progreso desde su teléfono mientras está en el sitio. El tablero Kanban cambia a una vista de tarjetas apiladas en pantallas más pequeñas para facilitar el uso con una sola mano.

¿Qué Es un Proyecto?

Los proyectos son distintos de los presupuestos. Un presupuesto es un documento que creas para cotizar un trabajo. Un proyecto es el trabajo en sí mismo — puede tener uno o más presupuestos adjuntos, junto con facturas, archivos y un historial de actividad completo.

Piénsalo de esta manera:

• Presupuesto → "Aquí está lo que costará el trabajo."
• Proyecto → "Aquí está el trabajo que estamos haciendo, y aquí está todo lo relacionado con él."

La Lista de Proyectos

Abre Proyectos desde la navegación izquierda para ver tu pipeline de proyectos. De forma predeterminada, los proyectos se muestran como un tablero Kanban que muestra columnas para cada etapa del pipeline. Cambia a la vista de lista usando el interruptor en la esquina superior derecha.

Etapas del Pipeline

Las etapas predeterminadas del pipeline son:

Etapa	Significado
Prospecto	Un trabajo potencial que estás explorando.
Propuesta Enviada	Enviaste un presupuesto o propuesta; esperando una decisión.
Contrato Firmado	El cliente aprobó el trabajo.
En Progreso	El trabajo está activamente en curso.
Completado	El trabajo está terminado.
En Espera	El trabajo está pausado por cualquier razón.

Puedes personalizar los nombres de las etapas y agregar o eliminar etapas en Configuración → Etapas del Pipeline.

Filtrar y Ordenar

En la vista de lista, usa la barra de filtros para reducir los proyectos por:

• Etapa — Muestra solo los proyectos en una etapa particular.
• Miembro del equipo asignado — Muestra solo tus proyectos o los de otra persona.
• Rango de fechas — Filtra por fecha de inicio del proyecto o finalización esperada.
• Etiquetas — Filtra por cualquier etiqueta personalizada aplicada a los proyectos.

tip

Filtra por En Progreso y ordena por Finalización esperada para ver qué trabajos necesitan atención primero.

Crear un Proyecto

Hay tres formas de crear un proyecto.

Desde la Pantalla de Proyectos

1. Haz clic en Nuevo Proyecto en la esquina superior derecha.
2. Completa los detalles del proyecto (ver abajo).
3. Haz clic en Crear Proyecto.

Desde un Registro de Contacto

1. Abre el contacto para el que deseas crear un proyecto.
2. Haz clic en la pestaña Proyectos.
3. Haz clic en Nuevo Proyecto en esa pestaña.
4. El contacto está previnculado — completa los detalles restantes y guarda.

Consulta Contactos y CRM para más información sobre cómo trabajar con registros de contactos.

Desde un Presupuesto Aceptado

Cuando un cliente acepta un presupuesto, ContractorScope AI ofrece crear un proyecto automáticamente:

1. Después de que el estado del presupuesto cambie a Aceptado, aparece un aviso en la parte superior del presupuesto.
2. Haz clic en Crear Proyecto desde Este Presupuesto.
3. Revisa los detalles del proyecto pre-completados y ajusta si es necesario.
4. Haz clic en Crear Proyecto.

El presupuesto se vincula al proyecto automáticamente.

Formulario de Detalles del Proyecto

Al crear o editar un proyecto, completa:

• Nombre del proyecto — Un nombre corto y claro. Incluye el nombre del cliente o la dirección si eso te ayuda a distinguir los trabajos (por ejemplo, "Residencia Smith — Reemplazo de Techo").
• Contacto — Vincula el proyecto a un contacto de tu Contactos y CRM. Requerido.
• Etapa — Dónde en el pipeline comienza este proyecto.
• Dirección del trabajo — La ubicación física donde se realiza el trabajo, si es diferente a la dirección del contacto.
• Fecha de inicio / Finalización esperada — Ayuda con la programación y planificación de la carga de trabajo.
• Asignado a — El miembro del equipo responsable de este proyecto.
• Etiquetas — Cualquier etiqueta que te ayude a organizar o filtrar.
• Descripción — Notas opcionales de texto libre sobre el alcance, requisitos especiales o cualquier otra cosa relevante.

Vista de Detalle del Proyecto

Haz clic en cualquier proyecto para abrir su vista de detalle completa. Aquí es donde ocurre toda la acción.

Encabezado del Proyecto

El encabezado muestra:

• Nombre del proyecto y etapa actual (haz clic en la etapa para cambiarla).
• Nombre del contacto (haz clic para abrir el registro del contacto).
• Dirección del trabajo.
• Fecha de inicio y finalización esperada.
• Miembro del equipo asignado.

Moverse a Través de las Etapas

Para avanzar un proyecto a través de tu pipeline, haz clic en la etapa actual en el encabezado y selecciona la nueva etapa en el menú desplegable. También puedes arrastrar la tarjeta del proyecto entre columnas en el tablero Kanban.

Cada cambio de etapa se registra en el feed de actividad con una marca de tiempo.

Vincular Presupuestos a un Proyecto

Un proyecto puede tener múltiples presupuestos adjuntos — por ejemplo, un presupuesto de alcance base más un presupuesto de orden de cambio.

Vincular un Presupuesto Existente

1. Abre la vista de detalle del proyecto.
2. Haz clic en la pestaña Presupuestos.
3. Haz clic en Vincular Presupuesto Existente.
4. Busca por número o título del presupuesto.
5. Haz clic en Vincular.

Crear un Nuevo Presupuesto desde el Proyecto

1. Abre la pestaña Presupuestos en el proyecto.
2. Haz clic en Nuevo Presupuesto.
3. El presupuesto está previnculado al proyecto y al contacto asociado.

info

Vincular un presupuesto a un proyecto no cambia el estado o el contenido del presupuesto — simplemente asocia los dos registros para que sean fáciles de encontrar juntos.

Vincular Facturas a un Proyecto

Las facturas funcionan de la misma manera que los presupuestos — puedes crearlas desde el proyecto o vincular las existentes. Consulta Facturación para detalles completos sobre el flujo de trabajo de facturación.

La pestaña Facturas en el proyecto muestra:

• Cada factura con su número, monto, estado y fecha de vencimiento.
• Un total acumulado de montos facturados vs. pagados.
• Una cifra de Saldo restante.

Adjuntar Archivos a un Proyecto

La pestaña Archivos te permite adjuntar cualquier documento relacionado con el trabajo:

• Contratos o propuestas firmados.
• Solicitudes y aprobaciones de permisos.
• Fotos de antes y después.
• Planos o planes.
• Facturas de materiales de proveedores.

Arrastra y suelta archivos en la pestaña, o haz clic en Subir. Los archivos se almacenan de forma segura en la nube y son accesibles desde cualquier dispositivo.

tip

Sube fotos del sitio de trabajo mientras avanzas. Tener un registro visual con marca de tiempo del trabajo en progreso te protege si un cliente disputa la calidad o el alcance del trabajo más adelante.

Notas y Feed de Actividad

La pestaña Actividad en el proyecto muestra un registro cronológico de todo lo que ha sucedido:

• Cambios de etapa.
• Presupuestos y facturas creados o vinculados.
• Archivos subidos.
• Notas agregadas por miembros del equipo.
• Correos enviados desde el proyecto.

Agregar una Nota

Haz clic en Agregar Nota para escribir una nota en el proyecto. Las notas son visibles para todos los miembros del equipo con acceso al proyecto. Usa las notas para:

• Actualizaciones diarias de progreso.
• Problemas descubiertos en el sitio.
• Estado del pedido de materiales.
• Comunicaciones con el cliente no capturadas en correo electrónico.

Seguimiento del Estado del Proyecto

Las tarjetas de resumen en la parte superior de la vista de detalle del proyecto te dan un resumen financiero instantáneo:

Tarjeta	Lo que muestra
Valor estimado	Valor total de todos los presupuestos vinculados.
Facturado	Monto total facturado hasta ahora.
Cobrado	Total de pagos recibidos.
Saldo	Monto facturado pero aún no pagado.

Estas cifras se actualizan automáticamente a medida que creas facturas y registras pagos.

Cerrar un Proyecto

Cuando un trabajo está completo y todas las facturas están pagadas, mueve el proyecto a la etapa Completado. Puedes hacer esto:

• Haciendo clic en el menú desplegable de etapas en el encabezado del proyecto y seleccionando Completado.
• Arrastrando la tarjeta a la columna Completado en el tablero Kanban.

Los proyectos completados permanecen totalmente accesibles como referencia. No desaparecen de tu cuenta.

aviso

Asegúrate de que todas las facturas estén marcadas como pagadas antes de cerrar un proyecto. Los saldos pendientes no impiden el cierre, pero es fácil olvidarlos una vez que un trabajo está fuera de la vista.

Preguntas Frecuentes

¿Un proyecto puede tener múltiples contactos? Un proyecto está vinculado a un contacto principal. Para asociar personas adicionales (por ejemplo, un propietario y un administrador de propiedades), agrégalos como contactos y anota la relación en la descripción del proyecto o en el feed de actividad.

¿Puedo convertir un proyecto de nuevo a una etapa anterior? Sí. Los cambios de etapa no están bloqueados en una dirección. Mueve un proyecto a cualquier etapa en cualquier momento.

¿Hay un límite de cuántos proyectos puedo tener abiertos a la vez? No. ContractorScope AI admite tantos proyectos simultáneos como los que maneja tu negocio.

Próximos Pasos

Con sus proyectos organizados, estos son algunos pasos útiles a seguir:

• Facturación — Convierta los proyectos completados en facturas y cobre el pago.
• Contactos y CRM — Gestione los clientes vinculados a sus proyectos.
• Tablero de Despacho — Programe y asigne trabajo a su equipo.