Entendiendo tu Presupuesto

Cada presupuesto en ContractorScope AI esta compuesto por un conjunto de secciones claramente definidas. Esta guia explica cada seccion en detalle para que sepas exactamente que ven tus clientes y como se calculan los numeros.

Encabezado del Presupuesto

El encabezado es la parte superior de tu presupuesto y contiene la informacion clave de identificacion.

Informacion de tu Empresa

Esta informacion se toma de la Configuracion de tu Empresa y aparece en cada presupuesto automaticamente:

• Nombre de la Empresa — Tu nombre comercial registrado.
• Logotipo de la Empresa — Tu logotipo cargado, mostrado de forma destacada.
• Direccion — La direccion postal de tu negocio.
• Telefono y Correo — Tu informacion de contacto comercial.
• Numero de Licencia — Tu numero de licencia de contratista (si lo ingresaste en la configuracion).

Informacion del Cliente

Esta seccion muestra para quien es el presupuesto:

• Nombre del Cliente — La persona o empresa a la que le estas cotizando.
• Direccion del Cliente — La direccion postal del cliente.
• Correo y Telefono del Cliente — Sus datos de contacto.

Detalles del Presupuesto

Informacion de referencia clave sobre este presupuesto especifico:

• Numero de Presupuesto — Generado automaticamente. Cada presupuesto recibe un numero unico (por ejemplo, EST-2026-0042). Esto te ayuda a ti y al cliente a referenciar el mismo documento.
• Fecha del Presupuesto — La fecha en que se creo o actualizo por ultima vez el presupuesto.
• Valido Hasta — La fecha de vencimiento. Despues de esta fecha, los precios pueden ya no aplicar. Se basa en tu periodo de validez predeterminado pero puede ajustarse por presupuesto.
• Nombre del Proyecto — El nombre descriptivo que le diste al presupuesto (por ejemplo, "Renovacion de Cocina — 123 Calle Roble").
• Direccion del Sitio de Trabajo — Donde se realizara el trabajo. Puede ser diferente a la direccion postal del cliente.

Partidas

Las partidas son el nucleo de tu presupuesto. Cada una representa un trabajo, material o costo especifico que compone el proyecto.

Anatomia de una Partida

Cada partida tiene los siguientes campos:

Campo	Que Significa	Ejemplo
Descripcion	Que es el articulo, lo suficientemente claro para que el cliente entienda	"Instalar tejas arquitectonicas de 30 anos"
Categoria	El oficio o fase al que pertenece este articulo	Techos, Electricidad, Plomeria, Demolicion
Cantidad	Cuanto se necesita de este articulo	25 (cuadrados), 500 (pies cuadrados), 8 (horas)
Unidad	La unidad de medida	pie cuadrado, pie lineal, unidad, hora, paquete, cuadrado
Costo Unitario	Tu costo por unidad (antes del margen)	$85.00 por cuadrado
Margen	Margen de ganancia aplicado a este articulo	20%
Precio al Cliente	Lo que el cliente ve por unidad (Costo Unitario + Margen)	$102.00 por cuadrado
Total de Linea	Cantidad x Precio al Cliente	$2,550.00
Gravable	Si aplica impuesto sobre ventas a este articulo	Si / No
Notas	Detalles opcionales o especificaciones	"GAF Timberline HDZ, color Carbon"

Como Funciona el Precio de las Partidas

Asi es como fluye el calculo para una sola partida:

Costo Unitario:      $85.00
Margen (20%):        $17.00
Precio al Cliente:   $102.00 por cuadrado
Cantidad:            25 cuadrados
Total de Linea:      $2,550.00

El Costo Unitario es tu costo real — lo que pagas por el material o lo que pagas por la mano de obra. El Margen es tu margen de ganancia, expresado como un porcentaje del costo unitario. El Precio al Cliente es lo que aparece en el presupuesto que recibe el cliente.

info

Los clientes ven el Precio al Cliente y el Total de Linea en su presupuesto. No ven tu Costo Unitario ni el porcentaje de Margen. El presupuesto que recibe el cliente muestra un precio limpio y profesional sin revelar tus margenes.

Categorias

Las categorias ayudan a organizar las partidas en grupos logicos. Las categorias comunes incluyen:

• Demolicion — Retiro, remocion, eliminacion
• Estructura — Armazon estructural, bloqueo, dinteles
• Electricidad — Cableado, accesorios, paneles, tomacorrientes
• Plomeria — Tuberias, accesorios, calentadores de agua, drenajes
• Climatizacion — Calefaccion, refrigeracion, ductos, ventilacion
• Techos — Tejas, membrana, tapajuntas, ventilaciones
• Aislamiento — Aislamiento de paredes, atico, sotano
• Tablaroca — Colocacion, encintado, emplaste, texturizado
• Pintura — Interior, exterior, imprimador, acabados
• Pisos — Azulejo, madera, vinilico, alfombra, base
• Gabinetes y Encimeras — Gabinetes y superficies de cocina, bano, lavanderia
• Permisos y Tarifas — Permisos de construccion, tarifas de inspeccion, cuotas de HOA
• Equipo — Equipo de alquiler, andamios, contenedores de basura
• Condiciones Generales — Gestion de proyecto, supervision de sitio, limpieza
• Contingencia — Reserva para condiciones inesperadas

Puedes crear categorias personalizadas en tu configuracion para que coincidan con la forma en que esta organizado tu negocio.

Secciones

Las secciones son agrupaciones dentro del presupuesto que crean separacion visual. Son diferentes de las categorias — una seccion es un divisor con etiqueta que tu mismo nombras.

Por ejemplo, una renovacion de toda la casa podria tener secciones como:

• Fase 1: Cocina
• Fase 2: Bano Principal
• Fase 3: Exterior

Cada seccion puede contener multiples partidas de diferentes categorias. Las secciones hacen que los presupuestos largos sean mucho mas faciles de leer y entender para los clientes.

Desglose de Precios

La parte inferior de cada presupuesto muestra un desglose claro de como se calcula el total.

Subtotal

El subtotal es la suma de todos los totales de las partidas (con el margen ya incluido). Este es el precio de todo el trabajo antes de impuestos y descuentos.

Partida 1:     $2,550.00
Partida 2:     $1,800.00
Partida 3:       $960.00
Partida 4:     $3,200.00
                ---------
Subtotal:      $8,510.00

Margen

Hay dos formas en que el margen puede aparecer en tu presupuesto:

Margen Incluido (Predeterminado): El margen esta incluido en el precio al cliente de cada partida. El cliente solo ve el precio final por articulo. El subtotal ya incluye tus margenes. Este es el enfoque mas comun y el predeterminado en ContractorScope AI.

Linea de Margen Separada: Si lo prefieres, puedes mostrar el margen como un porcentaje unico aplicado a todo el presupuesto. Este enfoque es menos comun pero algunos contratistas prefieren la transparencia.

tip

La mayoria de los contratistas prefieren el margen incluido porque presenta precios mas limpios a los clientes. Mostrar una linea separada de "margen" o "gastos generales y ganancia" a veces puede generar cuestionamientos del cliente sobre los margenes. Elige el enfoque que funcione mejor para tu mercado.

Impuestos

Los impuestos se calculan sobre los articulos marcados como gravables. Asi funciona:

1. El sistema revisa la casilla de Gravable de cada partida.
2. Los articulos gravables se suman para obtener el subtotal gravable.
3. Tu tasa de impuesto se aplica al subtotal gravable.

Total articulos gravables:    $4,350.00
Articulos no gravables:       $4,160.00
Tasa de impuesto:             8.25%
Monto del impuesto:           $358.88

Que es tipicamente gravable?

Generalmente Gravable	Generalmente No Gravable
Materiales de construccion	Mano de obra e instalacion
Accesorios y electrodomesticos	Permisos y tarifas
Compra de equipo	Diseno y consultoria
Suministros y consumibles	Mano de obra de demolicion

aviso

Las reglas de impuestos varian segun el estado e incluso por condado. Algunos estados gravan la mano de obra, otros no. Algunos tienen tasas diferentes para distintos tipos de materiales. Siempre verifica las reglas de tu jurisdiccion. Los valores predeterminados de ContractorScope AI se pueden configurar segun tus requisitos locales, pero tu eres responsable de aplicar las tasas correctas.

Descuentos

Los descuentos aparecen despues del subtotal y antes de los impuestos (o despues, dependiendo de tu configuracion).

• Descuento Porcentual — Un porcentaje de descuento sobre el subtotal. Ejemplo: 5% de descuento = $425.50 de descuento en un subtotal de $8,510.
• Descuento Fijo — Un monto fijo en dolares. Ejemplo: $500 de descuento.

Los descuentos incluyen una descripcion opcional para que el cliente entienda por que se aplica el descuento (cliente frecuente, promocion de temporada, proyecto agrupado, etc.).

El Total Final

El total es lo que el cliente debe si acepta el presupuesto.

Subtotal:          $8,510.00
Descuento (5%):    -$425.50
Impuesto (8.25%):  +$358.88
                   ----------
Total:             $8,443.38

Este total es el numero mas prominente en el presupuesto. Aparece en texto grande al final y es la cifra en la que se enfocara el cliente.

Terminos y Condiciones

Debajo del desglose de precios, cada presupuesto incluye terminos y condiciones. Estos protegen tanto a ti como a tu cliente.

Terminos de Pago

Como y cuando se espera que pague el cliente:

• Pago al Recibir — El pago se espera cuando se acepta el presupuesto.
• Neto 15 / Neto 30 — El pago debe realizarse dentro de 15 o 30 dias despues de la facturacion.
• Pagos por Avance — Comunes para proyectos grandes. Por ejemplo: "50% al firmar, 25% al completar la obra gris, 25% al completar la obra final."
• Terminos Personalizados — Cualquier acuerdo de pago que tu y el cliente convengan.

Notas Estandar

Estas son las notas que configuraste en la Configuracion de tu Empresa y que aparecen en cada presupuesto:

• Informacion de garantia
• Detalles de seguro y licencia
• Limitaciones de alcance (que NO esta incluido)
• Politica de ordenes de cambio
• Notas sobre asignacion de materiales
• Expectativas de plazo

Notas por Presupuesto

Puedes agregar notas especificas para un presupuesto en particular:

• Condiciones especiales descubiertas durante la visita al sitio
• Selecciones de materiales pendientes de decision del cliente
• Requisitos de acceso o restricciones de horario
• Supuestos que estas haciendo sobre el trabajo

tip

Se especifico sobre lo que esta incluido Y lo que no esta incluido en tu alcance. Definiciones claras del alcance evitan malentendidos y te protegen del aumento de alcance. Por ejemplo: "Este presupuesto incluye pintura interior de paredes y techos unicamente. Molduras, puertas y exterior no estan incluidos."

Estado del Presupuesto

Cada presupuesto tiene un estado que rastrea donde se encuentra en el proceso:

Estado	Que Significa
Borrador	Aun estas trabajando en el. No es visible para el cliente.
Enviado	Entregado al cliente. Esperando su respuesta.
Visto	El cliente abrio y vio el presupuesto en el portal.
Aceptado	El cliente acepto el presupuesto. Es hora de comenzar el proyecto.
Rechazado	El cliente rechazo el presupuesto.
Vencido	La fecha de validez paso sin respuesta del cliente.
Revisado	Actualizaste el presupuesto despues de enviarlo. Una nueva version esta disponible.

info

Recibes una notificacion cuando un cliente ve, acepta o rechaza tu presupuesto. Esto te ayuda a saber cuando hacer seguimiento. Si un presupuesto ha estado en estado "Enviado" por varios dias sin actividad, puede ser momento de llamar al cliente.

Control de Versiones

Cuando revisas un presupuesto despues de haberlo enviado:

1. La version original se conserva en el historial del presupuesto.
2. El presupuesto revisado recibe un nuevo numero de version (V2, V3, etc.).
3. El cliente es notificado de que hay un presupuesto actualizado disponible.
4. Tanto tu como el cliente pueden ver el historial completo de cambios.

Esto mantiene un registro claro de que se cotizo y cuando, lo cual es importante para la documentacion del proyecto y la resolucion de disputas.

Lo que Ven los Clientes vs. Lo que Ves Tu

Es importante entender que los clientes ven una version simplificada de tu presupuesto:

Tu Ves	El Cliente Ve
Desglose de costo unitario y margen	Solo el precio al cliente
Porcentajes de margen	No se muestra
Tus notas internas	No se muestran
Presupuestos en borrador	No se muestran
Seguimiento de estado del presupuesto	Su propio estado del presupuesto
Detalles completos de categoria	Partidas agrupadas
Herramientas de edicion y revision	Botones de Aceptar / Solicitar Cambios

El presupuesto que ve el cliente esta disenado para verse profesional y ser facil de entender, sin revelar tu estructura de precios interna.

Siguientes Pasos

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