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Crea tu Primer Presupuesto

Esta guia te acompana en la creacion de un presupuesto completo de principio a fin. Al terminar, tendras una propuesta profesional lista para el cliente que puedes enviar como PDF o compartir a traves del portal para clientes.

Iniciar un Nuevo Presupuesto​

  1. Desde tu panel principal, haz clic en Presupuestos en la barra lateral izquierda.
  2. Haz clic en el boton verde + Nuevo Presupuesto en la esquina superior derecha.
  3. Veras el formulario de nuevo presupuesto con varias secciones para completar.

Seleccionar un Cliente​

Lo primero es asignar el presupuesto a un cliente.

  1. Haz clic en el menu desplegable Seleccionar Cliente en la parte superior del presupuesto.
  2. Comienza a escribir el nombre del cliente — la busqueda filtra mientras escribes.
  3. Haz clic en el nombre del cliente para seleccionarlo.

Si el cliente aun no esta en tu sistema, haz clic en + Agregar Nuevo Cliente directamente desde el menu desplegable. Completa su nombre, correo, telefono y direccion de la propiedad, y luego haz clic en Guardar. El nuevo cliente se asigna automaticamente a este presupuesto.

tip

La direccion de la propiedad que ingresas para el cliente se usa como la direccion predeterminada del sitio de trabajo en el presupuesto. Puedes cambiarla en presupuestos individuales si el trabajo es en una ubicacion diferente.

Configurar los Detalles del Proyecto​

Completa la seccion superior del presupuesto:

  • Nombre del Presupuesto — Un nombre descriptivo como "Remodelacion de Cocina Johnson" o "Reemplazo de Techo Calle Olmo." Esto es lo que tu y el cliente veran en listas y correos.
  • Direccion del Sitio de Trabajo — Precargada desde la direccion de propiedad del cliente. Actualizala si este trabajo es en una ubicacion diferente.
  • Tipo de Proyecto — Selecciona de categorias como Techos, Remodelacion de Cocina, Remodelacion de Bano, Ampliacion, Reparacion General y otras. Elegir un tipo de proyecto ayuda a la IA a sugerir partidas relevantes.
  • Fecha Estimada de Inicio — Cuando esperas que comience el trabajo.
  • Validez del Presupuesto — Cuanto tiempo es valida esta cotizacion (por defecto usa tu configuracion de empresa).

Agregar Partidas​

Las partidas son el corazon de tu presupuesto. Cada partida representa un trabajo especifico, material o costo.

Agregar Partidas Manualmente​

  1. Haz clic en el boton + Agregar Partida debajo de la tabla de partidas.

  2. Completa los detalles de cada articulo:

    • Descripcion — Que es el articulo (por ejemplo, "Retirar gabinetes de cocina existentes" o "Instalar tejas arquitectonicas de 30 anos").
    • Categoria — Agrupa los articulos por oficio o fase: Demolicion, Estructura, Electricidad, Plomeria, Materiales, Mano de Obra, Equipo, etc.
    • Cantidad — Cuantas unidades (pies cuadrados, pies lineales, unidad, horas, etc.).
    • Unidad — La unidad de medida (pie cuadrado, pie lineal, unidad, hora, paquete, etc.).
    • Costo Unitario — El costo por unidad antes del margen de ganancia.
    • Total — Se calcula automaticamente (Cantidad x Costo Unitario).

  3. Repite para cada partida del proyecto.

Usar la IA para Agregar Partidas​

Aqui es donde ContractorScope AI realmente brilla. En lugar de crear cada presupuesto desde cero, deja que la IA haga el trabajo pesado.

Los presupuestos con IA basados en el catalogo son solo para banos por ahora

La generacion completa de presupuestos con IA basada en el catalogo — donde la IA construye un alcance completo y con precios a partir de tus fotos y respuestas usando el catalogo de costos integrado — actualmente solo admite proyectos de bano. Los proyectos de cocina y sotano estan deshabilitados mientras terminamos de crear su contenido de catalogo.

Este limite aplica solo al flujo completo de generacion basada en el catalogo. Las partidas manuales y las partidas sugeridas por la IA siguen funcionando para cualquier tipo de proyecto (cocina, techos, ampliaciones, reparaciones y todo lo demas), asi que puedes crear cualquier presupuesto hoy.

Opcion 1: Sugerencias de Proyecto con IA

  1. Despues de seleccionar un tipo de proyecto (como "Remodelacion de Cocina"), haz clic en el boton Sugerencias de IA.
  2. La IA analiza el tipo de proyecto y genera una lista completa de partidas sugeridas, organizadas por categoria.
  3. Revisa las sugerencias y marca las casillas junto a los articulos que quieres incluir.
  4. Haz clic en Agregar Articulos Seleccionados para anadirlos a tu presupuesto.
  5. Ajusta cantidades y precios segun sea necesario para este trabajo especifico.

Opcion 2: Subir Fotos del Sitio de Trabajo

  1. Haz clic en el boton Subir Fotos en el presupuesto.

  2. Selecciona una o mas fotos de tu telefono o computadora.

  3. La IA examina las fotos e identifica:

    • Materiales existentes y su condicion
    • Accesorios presentes en la habitacion
    • Articulos sugeridos de reparacion o reemplazo basados en lo que ve

    La IA nunca mide una dimension a partir de una foto — cada medida siempre proviene de lo que tu escribes.

  4. Revisa y agrega los articulos sugeridos a tu presupuesto.

tip

Toma fotos desde multiples angulos y distancias. Una toma amplia del area completa mas acercamientos de condiciones especificas le da a la IA la mejor informacion para trabajar.

Opcion 3: Entrada por Voz

  1. Toca el icono del microfono en el presupuesto.
  2. Habla de forma natural: "Agregar 500 pies cuadrados de piso vinilico de lujo a $4.50 por pie cuadrado."
  3. La IA interpreta tus palabras y agrega la partida automaticamente.
  4. Revisa y confirma los detalles del articulo.

Tambien puedes hacerle preguntas a la IA por voz: "Cual es un costo tipico para instalacion de gabinetes por pie lineal?" La IA responde con datos de precios actuales.

Organizar las Partidas​

Manten tu presupuesto organizado para que sea facil de entender para los clientes.

  • Arrastra y suelta los articulos para reordenarlos. Agrupa los articulos relacionados (todo el trabajo electrico, toda la plomeria, etc.).
  • Usa categorias para crear secciones visuales en el presupuesto.
  • Agrega encabezados de seccion haciendo clic en + Agregar Seccion para crear grupos con etiquetas como "Fase 1: Demolicion" o "Bano — Principal."
  • Agrega notas a partidas individuales haciendo clic en el icono de nota. Usa las notas para explicar detalles del alcance o especificaciones de materiales.

Ajustar Precios​

Margen de Ganancia​

El margen de ganancia es como construyes tu rentabilidad en el presupuesto.

  1. Tu porcentaje de margen predeterminado se aplica automaticamente (configurado en Configuracion de la Empresa).
  2. Para ajustar el margen en todo el presupuesto, cambia el campo Margen % en la seccion de Totales al final.
  3. Para ajustar el margen en una partida especifica, haz clic en el articulo y cambia su margen individual.
info

El margen se calcula sobre tus costos base. Si una partida cuesta $1,000 y aplicas 20% de margen, el cliente ve $1,200. Tu ganancia de $200 no se muestra como una linea separada — esta incluida en el precio del articulo.

Impuestos​

  1. Tu tasa de impuesto predeterminada se aplica automaticamente a los articulos gravables.
  2. Los materiales son tipicamente gravables. La mano de obra tipicamente no lo es (pero esto varia segun el estado).
  3. Activa o desactiva la casilla Gravable en cada partida para controlar cuales articulos estan sujetos a impuestos.
  4. Modifica la tasa de impuesto para todo el presupuesto en la seccion de Totales si es necesario.

Descuentos​

Para ofrecer un descuento en el presupuesto:

  1. Desplazate a la seccion de Totales al final.
  2. Haz clic en Agregar Descuento.
  3. Elige un descuento porcentual o un monto fijo en dolares.
  4. Ingresa el valor del descuento y una descripcion opcional (por ejemplo, "10% descuento cliente frecuente").

Revisar el Presupuesto​

Antes de enviar el presupuesto a tu cliente, revisa todo cuidadosamente.

Resumen del Presupuesto​

Desplazate al final del presupuesto para ver el resumen:

  • Subtotal — El total de todas las partidas antes del margen, impuesto y descuentos.
  • Margen — Tu margen de ganancia aplicado al subtotal.
  • Impuesto — Impuesto sobre ventas en articulos gravables.
  • Descuento — Cualquier descuento que hayas aplicado.
  • Total — El precio final que vera el cliente.

Lista de Verificacion Antes de Enviar​

Repasa esta lista rapida:

  • Estan todas las partidas incluidas? Olvidaste algo (permisos, contenedor de basura, limpieza)?
  • Son precisas las cantidades? Verifica las medidas dos veces.
  • Estan los precios actualizados? Los precios de materiales cambian — asegurate de que tus numeros esten al dia.
  • Es correcta la informacion del cliente? Nombre correcto, direccion correcta, informacion de contacto correcta.
  • Estan incluidos tus terminos y notas? Terminos de pago, informacion de garantia, limitaciones de alcance.
  • Tiene sentido el nombre del presupuesto? Los clientes lo ven en correos y en el portal.
aviso

Siempre verifica las cantidades y precios sugeridos por la IA con tu propio conocimiento del trabajo. La IA proporciona excelentes puntos de partida, pero tu conoces las condiciones especificas del sitio y los factores locales mejor que nadie.

Guardar y Enviar​

Guardar como Borrador​

Haz clic en Guardar en cualquier momento para guardar tu trabajo. El presupuesto se guarda con estado "Borrador" y no sera visible para el cliente. Puedes volver y editarlo cuando quieras.

Enviar al Cliente​

Cuando el presupuesto este listo:

  1. Haz clic en el boton Enviar al Cliente.
  2. Elige tu metodo de entrega:
    • Correo Electronico — Envia al cliente un correo con un enlace para ver el presupuesto en el portal, mas un archivo PDF adjunto.
    • Solo Portal de Clientes — Hace que el presupuesto este disponible en el portal sin enviar un correo electronico.
    • Descargar PDF — Descarga el presupuesto como PDF para que lo entregues como prefieras (mensaje de texto, en persona, tu propio correo).
  3. Agrega un mensaje personal si quieres (por ejemplo, "Hola Sara, aqui esta el presupuesto para la remodelacion del bano que platicamos. Avisame si tienes alguna pregunta.").
  4. Haz clic en Enviar.

El estado del presupuesto cambia a "Enviado" y se registra la fecha.

Lo que Ve el Cliente​

Cuando un cliente recibe tu presupuesto:

  • Recibe un correo profesional con el logotipo y la marca de tu empresa.
  • El correo incluye un enlace al portal de clientes donde puede ver el presupuesto completo en linea.
  • Se adjunta una copia en PDF al correo para sus registros.
  • En el portal, los clientes pueden aceptar o solicitar cambios al presupuesto.

Siguientes Pasos​

tip

Cuantos mas presupuestos creas, mas rapido te vuelves. ContractorScope AI aprende de tus patrones y mejora sus sugerencias con el tiempo. Tu tercer presupuesto tomara la mitad del tiempo que el primero.