Integracion con QuickBooks
ContractorScope AI se integra con QuickBooks Online para mantener sincronizados tus presupuestos y tu contabilidad. Una vez conectado, puedes sincronizar clientes, convertir presupuestos aceptados en facturas y mantener tus libros al dia sin tener que capturar datos dos veces.
Que Hace la Integracion
La integracion con QuickBooks conecta tu cuenta de ContractorScope AI con tu cuenta de QuickBooks Online. Esto es lo que te permite hacer:
- Sincronizacion de Clientes — Tus clientes de QuickBooks aparecen en ContractorScope AI, y los nuevos clientes que agregues en ContractorScope AI pueden sincronizarse de vuelta a QuickBooks.
- Creacion de Facturas — Cuando un cliente acepta un presupuesto, puedes crear una factura en QuickBooks directamente desde ContractorScope AI con un solo clic.
- Seguimiento de Pagos — Ve el estado de los pagos desde QuickBooks reflejado en ContractorScope AI.
- Sincronizacion Bidireccional — Los cambios en cualquiera de los dos sistemas pueden reflejarse en el otro (configurable).
Requisitos
Antes de conectar, asegurate de tener:
- Una cuenta de QuickBooks Online (Simple Start, Essentials, Plus o Advanced). QuickBooks Desktop no es compatible.
- Acceso de administrador a tu cuenta de QuickBooks Online (necesitas permiso para autorizar aplicaciones de terceros).
- Una suscripcion activa de ContractorScope AI (la integracion esta disponible en todos los planes de pago).
La integracion con QuickBooks usa OAuth 2.0, el estandar de la industria para autorizacion segura. ContractorScope AI nunca ve ni almacena tu contrasena de QuickBooks. Autorizas el acceso a traves de QuickBooks directamente, y puedes revocarlo en cualquier momento.
Conectar QuickBooks
Las acciones de conectar, estado, configuracion y sincronizacion de QuickBooks requieren que hayas iniciado sesion en ContractorScope AI como miembro de la empresa que estas conectando. Estos flujos estan protegidos — no se ejecutaran para una sesion sin autenticar ni para un usuario que no pertenezca a la empresa activa. Si cerraste sesion, o estas cambiando entre empresas, inicia sesion en la empresa correcta primero y luego comienza la conexion.
Paso 1: Abrir Configuracion de Integraciones
- Haz clic en Configuracion en la barra lateral izquierda de ContractorScope AI.
- Selecciona Integraciones.
- Encuentra la tarjeta de QuickBooks Online y haz clic en Conectar.
Paso 2: Autorizar la Conexion
- Se abre una nueva ventana mostrando la pagina de autorizacion de QuickBooks.
- Inicia sesion en tu cuenta de QuickBooks si aun no lo has hecho.
- Selecciona la empresa de QuickBooks que quieres conectar (si tienes mas de una).
- Revisa los permisos que ContractorScope AI esta solicitando:
- Leer y escribir clientes
- Leer y escribir facturas
- Leer productos y servicios
- Leer pagos
- Haz clic en Conectar para autorizar.
Seras redirigido de vuelta a ContractorScope AI, y veras un estado verde de "Conectado" en la tarjeta de QuickBooks.
Paso 3: Sincronizacion Inicial
Despues de conectar, ContractorScope AI ejecuta una sincronizacion inicial:
- Tu lista de clientes de QuickBooks se importa a ContractorScope AI.
- Este proceso generalmente toma de 1 a 3 minutos dependiendo del tamano de tu lista de clientes.
Veras un indicador de progreso y una notificacion cuando la sincronizacion este completa.
Si ya tienes clientes en ContractorScope AI, el sistema intentara emparejarlos con clientes de QuickBooks por nombre y correo electronico. Los registros emparejados se vinculan automaticamente. Los registros no emparejados permanecen separados — puedes vincularlos manualmente despues.
Sincronizar Clientes
De QuickBooks a ContractorScope AI
Tu lista de clientes de QuickBooks esta disponible en ContractorScope AI despues de la sincronizacion inicial. Cuando agregas un nuevo cliente en QuickBooks, aparece en ContractorScope AI en unos minutos (la sincronizacion se ejecuta automaticamente en intervalos regulares).
Los siguientes campos se sincronizan:
- Nombre del cliente (nombre visible)
- Direccion de correo electronico
- Numero de telefono
- Direccion de facturacion
- Direccion de envio (se usa como direccion del sitio de trabajo)
De ContractorScope AI a QuickBooks
Cuando creas un nuevo cliente en ContractorScope AI:
- El sistema verifica si existe un cliente coincidente en QuickBooks.
- Si no se encuentra coincidencia, se te da la opcion de Crear en QuickBooks al guardar el cliente.
- Haz clic en el interruptor para crear el cliente en ambos sistemas simultaneamente.
Administrar Clientes Vinculados
Para ver cuales clientes estan vinculados entre los dos sistemas:
- Ve a Clientes en la barra lateral izquierda.
- Los clientes vinculados muestran un pequeno icono de QuickBooks junto a su nombre.
- Haz clic en un cliente para ver su ID de cliente vinculado de QuickBooks.
Para vincular manualmente un cliente de ContractorScope AI con un cliente de QuickBooks:
- Abre el perfil del cliente.
- Haz clic en Vincular a QuickBooks.
- Busca y selecciona el cliente de QuickBooks correspondiente.
- Haz clic en Vincular.
Para desvincular un cliente, haz clic en Desvincular QuickBooks en el perfil del cliente.
Crear Facturas a partir de Presupuestos
Esta es la funcion mas potente de la integracion — convertir presupuestos aceptados en facturas de QuickBooks sin volver a capturar nada.
Creacion de Factura con Un Clic
- Abre un presupuesto que haya sido Aceptado por el cliente.
- Haz clic en el boton Crear Factura (aparece una vez que un presupuesto es aceptado y QuickBooks esta conectado).
- Revisa la vista previa de la factura:
- La descripcion, cantidad y precio de cada partida se transfieren del presupuesto como su propia linea de factura — no existe un paso separado de mapeo a categorias de producto/servicio de QuickBooks.
- La informacion del cliente esta precargada.
- Los terminos de pago se transfieren del presupuesto.
- Las tasas de impuesto se aplican segun tu configuracion de impuestos de QuickBooks.
- Haz clic en Crear en QuickBooks.
- La factura se crea en QuickBooks y aparece un enlace en ContractorScope AI.
La factura se crea en QuickBooks como una factura sin pagar. Aun manejas los pagos, envias recordatorios y gestionas los cobros a traves de QuickBooks como lo harias normalmente.
Facturacion por Avance
Para proyectos grandes con pagos por avance, puedes crear multiples facturas a partir de un solo presupuesto:
- Abre el presupuesto aceptado.
- Haz clic en Crear Factura.
- Selecciona Factura de Avance en lugar de factura completa.
- Elige cuales partidas o que porcentaje incluir en esta factura.
- El sistema rastrea cuanto se ha facturado y cuanto queda pendiente.
Por ejemplo, si tus terminos de pago son 50/25/25:
- Primera factura: 50% del total del presupuesto al inicio del proyecto.
- Segunda factura: 25% al completar la obra gris.
- Tercera factura: 25% al completar la obra final.
Opciones de Sincronizacion Bidireccional
Tu controlas que se sincroniza y en que direccion. Ve a Configuracion > Integraciones > QuickBooks > Configuracion de Sincronizacion para configurar:
Direccion de Sincronizacion
| Configuracion | Que Hace |
|---|---|
| QuickBooks a ContractorScope AI | Clientes nuevos y actualizados de QuickBooks aparecen en ContractorScope AI. Sincronizacion unidireccional. |
| ContractorScope AI a QuickBooks | Nuevos clientes y facturas creadas en ContractorScope AI se sincronizan a QuickBooks. Sincronizacion unidireccional. |
| Bidireccional | Los cambios en cualquiera de los dos sistemas se sincronizan al otro. Esta es la configuracion recomendada. |
Frecuencia de Sincronizacion
- Tiempo Real — Los cambios se sincronizan en segundos. Ideal para negocios que necesitan precision al minuto.
- Cada 15 Minutos — Un buen equilibrio entre frescura y rendimiento. Esta es la opcion predeterminada.
- Cada Hora — Se sincroniza una vez por hora. Adecuado si no necesitas actualizaciones inmediatas.
- Solo Manual — La sincronizacion solo ocurre cuando haces clic en el boton Sincronizar Ahora.
Resolucion de Conflictos
Cuando el mismo registro se actualiza en ambos sistemas entre sincronizaciones:
- QuickBooks Gana — La version de QuickBooks sobrescribe la version de ContractorScope AI.
- ContractorScope AI Gana — La version de ContractorScope AI sobrescribe la version de QuickBooks.
- Preguntarme — Se te notifica del conflicto y tu eliges cual version conservar. Esta es la opcion predeterminada.
Si usas sincronizacion bidireccional, ten cuidado al editar el mismo cliente en ambos sistemas al mismo tiempo. La configuracion de resolucion de conflictos determina cual cambio se conserva. La opcion "Preguntarme" es la mas segura hasta que estes comodo con el comportamiento de la sincronizacion.
Desconectar QuickBooks
Si necesitas desconectar:
- Ve a Configuracion > Integraciones > QuickBooks.
- Haz clic en Desconectar.
- Confirma la desconexion.
Desconectar no elimina ningun dato. Tus clientes de ContractorScope AI, presupuestos y cualquier factura previamente creada en QuickBooks permanecen intactos. Simplemente pierdes la sincronizacion en vivo entre los dos sistemas.
Puedes reconectar en cualquier momento siguiendo los pasos de conexion nuevamente.
Solucion de Problemas
Error "Autorizacion Expirada"
Los tokens de OAuth de QuickBooks expiran periodicamente. Si ves este error:
- Ve a Configuracion > Integraciones > QuickBooks.
- Haz clic en Reconectar.
- Vuelve a autorizar a traves de QuickBooks.
- La sincronizacion se reanuda automaticamente.
Los Clientes No Se Sincronizan
Si los nuevos clientes de QuickBooks no aparecen en ContractorScope AI:
- Verifica tu configuracion de frecuencia de sincronizacion — si esta en cada hora, puede que aun no se haya ejecutado.
- Haz clic en Sincronizar Ahora para forzar una sincronizacion inmediata.
- Verifica que el cliente este activo (no archivado) en QuickBooks.
- Verifica que el cliente tenga al menos un nombre y correo electronico.
La Creacion de Factura Falla
Si al hacer clic en "Crear en QuickBooks" resulta en un error:
- Verifica que el cliente este vinculado a un cliente de QuickBooks.
- Verifica que tu suscripcion de QuickBooks este activa.
- Intenta hacer clic en Sincronizar Ahora y luego intenta de nuevo.
Si el problema persiste, contacta a soporte en info@contractorscopeai.com con el numero del presupuesto y el mensaje de error que ves.
Siguientes Pasos
- Configura el seguimiento de llamadas y mensajes con la Integracion con RingCentral.
- Conoce tu suscripcion y facturacion: Cuenta y Facturacion.
- Exporta y comparte presupuestos con clientes: Exportar y Compartir.