Notas y Archivos

Las notas y los archivos unen todo en ContractorScope AI. Una nota en un contacto registra lo que se discutió en una llamada de ventas. Un memo de voz en un proyecto documenta lo que usted encontró en el sitio. Un PDF adjunto a un proyecto mantiene la ficha técnica que pidió el cliente junto al trabajo. Esta página cubre cómo crear y encontrar todo esto.

Cuando esta página nombra un botón o una pestaña que la aplicación muestra en inglés, lo escribe en inglés, tal como lo verá en pantalla, con su significado en español entre paréntesis.

Crear Notas de Texto

Puede agregar una nota de texto a un contacto o a un proyecto.

Desde un Contacto o Proyecto

1. Abra el registro de contacto o proyecto.
2. Elija la pestaña Notes (notas).
3. Toque o haga clic en + Note (nota).
4. En la ventana Add note (agregar nota), elija a qué se vincula la nota en Link to (vincular a): Contact (contacto) o Project (proyecto), y escriba su nota en el campo Note (nota).
5. Toque Create Note (crear nota).

La nota queda registrada con su nombre y la fecha y hora actuales. Todos en su equipo con acceso a ese registro pueden verla.

Desde la Página Notes

1. Elija NOTAS en el menú izquierdo para abrir la lista de todas las notas.
2. Haga clic en + Note (nota).
3. En la ventana Add note (agregar nota), elija Contact (contacto) o Project (proyecto) en Link to (vincular a), luego búsquelo por nombre en Contact Name (nombre del contacto) o Project Name (nombre del proyecto) y selecciónelo de la lista.
4. Escriba su nota en el campo Note y haga clic en Create Note (crear nota).

Desde un Trabajo (Campo)

En la pantalla de Mis Trabajos, el botón Add Notes (agregar notas) de un trabajo se ve, pero por ahora está desactivado. Mientras tanto, agregue la nota desde el registro del contacto o del proyecto con + Note, como se describe arriba.

Cómo Escribir una Nota

Las notas son texto simple. Presione Enter para guardar la nota, o Shift+Enter para empezar una línea nueva; los saltos de línea se conservan cuando vuelve a leer la nota. El campo Date (fecha) de la ventana Add note muestra la fecha de hoy de forma predeterminada.

Grabar Memos de Voz

Los memos de voz son más rápidos que escribir cuando está en un lugar de trabajo. Grabe uno desde la pestaña Audio de un contacto o desde el menú + New (Nuevo) de un proyecto; los pasos están a continuación.

Cómo Grabar

En un contacto:

1. Abra el registro del contacto y elija la pestaña Audio.
2. Toque + Record Audio (grabar audio) para grabar desde su micrófono, o + Upload Audio (subir audio) para adjuntar un archivo de audio existente (MP3, WAV, M4A, WEBM).
3. Hable claramente. Un indicador de forma de onda muestra que se está capturando audio.
4. Toque Stop recording (detener grabación) y luego Add (agregar).
5. El audio se sube y aparece como una tarjeta en la pestaña Audio con su propio reproductor. Toque la tarjeta para abrir el reproductor completo. El archivo de audio también aparece en la pestaña Files (archivos) del contacto.

En un proyecto (un proyecto no tiene pestaña Audio; el audio del proyecto se guarda con los archivos del proyecto):

1. Abra el registro del proyecto, toque + New (nuevo) y luego + Audio.
2. Hable claramente, toque Stop recording (detener grabación) y luego Add (agregar).
3. La grabación se sube a los archivos del proyecto. Abra la pestaña Files (archivos) y elija el filtro Audio para encontrarla; tóquela para reproducirla. También puede subir un archivo de audio existente desde la pestaña Files.

El audio necesita conexión

Cuando graba audio (en un contacto o un proyecto) o usa + Upload Audio en un contacto, el audio se sube en el momento en que toca Add (o elige el archivo). No se puede guardar sin conexión y no se pone en cola para más tarde: sin conexión, ContractorScope AI le avisa que no se guardó nada. Si la subida falla, o no termina a tiempo en una conexión muy lenta, la aplicación se lo indica. Una grabación que acaba de hacer permanece en pantalla, así que toque Add de nuevo cuando se resuelva el problema; para un archivo subido, elíjalo otra vez. Cuando una subida lenta se da por vencida, revise la pestaña Files del registro antes de intentarlo de nuevo, porque una subida lenta puede haber terminado. Las notas de texto son diferentes: una nota que guarda sin conexión se conserva en su dispositivo en lugar de fallar (consulte Modo Sin Conexión).

Cada archivo de audio puede pesar hasta 10 MB, ya sea que lo grabe o lo suba. Eso equivale aproximadamente a 10 minutos o más de una grabación típica del navegador (varía según su navegador y dispositivo), así que para un recorrido largo grabe varios memos más cortos. Un archivo que supere el límite se rechaza y no se guarda nada.

tip

Los memos de voz son especialmente útiles para los técnicos que hacen recorridos de inspección. Grabe una narración rápida mientras inspecciona el sitio: "La pared norte tiene una brecha de 5 cm en el tapajuntas, el cliente dijo que ha estado goteando desde el invierno pasado", en lugar de intentar escribirlo todo después.

Reproducir un Memo de Voz

En la pestaña Audio de un contacto, cada tarjeta de memo tiene un reproductor de audio integrado: presione reproducir, arrastre la barra de progreso para saltar a cualquier punto y use el control de volumen. Haga clic en la propia tarjeta para abrir el memo en una ventana Play Audio (reproducir audio), que muestra el reproductor, la fecha y el texto de la nota. En un proyecto, abra la pestaña Files (archivos), elija el filtro Audio y haga clic en el archivo para reproducirlo.

El reproductor es el reproductor de audio de su propio navegador, así que los botones adicionales que ofrece (como la velocidad de reproducción o la descarga) dependen de si usa Chrome, Safari, Firefox o Edge.

Las grabaciones se guardan en el formato nativo de su navegador (.webm en Chrome/Firefox/Edge, .mp4 en Safari); los archivos subidos conservan su formato original.

Eliminar un Memo de Voz

Un memo de voz es una nota más el archivo de audio que reproduce, y ambos se mantienen juntos:

• Elimine definitivamente la nota del memo de voz (en la página Notes) y su archivo de audio se elimina con ella, así que no queda nada en la pestaña Files (archivos) y el espacio se devuelve a su plan. Si el archivo no se puede eliminar, la nota se elimina de todos modos y la aplicación se lo indica; elimine el archivo desde la pestaña Files.
• La eliminación masiva en Settings también elimina las grabaciones. Al eliminar el grupo de datos Notes (notas) (Settings (configuración) > Your Data (sus datos) > Bulk delete data groups (eliminación masiva de grupos de datos), solo propietarios y administradores), se eliminan definitivamente todas las notas del grupo, y el archivo de audio de cada memo de voz se elimina con su nota. Una grabación que otra nota todavía reproduce se conserva, y una que no se pueda eliminar queda en la pestaña Files (archivos) para que la elimine a mano.
• Quitar una nota de un proyecto solo la archiva. Su grabación se conserva hasta que la nota se elimine definitivamente desde la página Archive (archivo).
• Elimine el archivo de audio desde la pestaña Files (archivos) y la nota permanece, con su texto, pero se quita su reproductor porque ya no hay nada que reproducir. La nota muestra Grabación eliminada donde estaba el reproductor.

Un archivo de audio que subió por separado desde la pestaña Files (archivos) no tiene nota, así que nunca se elimina a menos que usted lo elimine.

A Qué Registro Pertenece una Nota

Cada nota pertenece a un contacto o a un proyecto. Usted elige cuál con Link to (vincular a) (Contact o Project) al crearla. La nota aparece entonces en la pestaña Notes de ese registro y en la página Notes, donde su nombre en la columna Linked to (vinculado a) es un enlace de regreso al registro.

Una nota no puede vincularse a dos registros, y no puede moverla a otro registro después. Cuando una conversación importa tanto a un contacto como a uno de sus proyectos, agregue una nota en cada uno.

Leer, Editar y Eliminar Notas

• Leer una nota. En un contacto o proyecto, abra la pestaña Notes y haga clic en una nota para leerla en la ventana Note (nota). Haga clic en Close (cerrar) cuando termine.
• Editar o eliminar una nota. Elija NOTAS en el menú izquierdo y haga clic en la nota. En la ventana Note, haga clic en Edit (editar) para cambiar el texto y luego en Save (guardar) (o Cancel (cancelar)). Haga clic en Delete (eliminar) y luego en Confirm Delete (confirmar eliminación) para borrarla; no se puede deshacer.

Carga y Organización de Archivos

Cargar Archivos

Los archivos se pueden adjuntar a un contacto o a un proyecto.

1. Abra el registro al que desea adjuntar un archivo.
2. Elija la pestaña Files (archivos).
3. Toque Take Photo (tomar foto) para tomar una foto nueva con su cámara, o Choose Files (elegir archivos) para escoger uno o más archivos de su dispositivo o de su galería de fotos.
4. Los archivos se cargan y aparecen en la lista de Files con su nombre, tamaño y fecha de carga.

En un teléfono, Take Photo abre su cámara, y Choose Files abre el selector de archivos propio de su teléfono, donde puede escoger de su galería de fotos o explorar sus archivos (Documentos, Descargas, etc.).

Cuando agrega varios archivos a la vez, un archivo que falla no detiene a los demás: los otros se siguen cargando y la aplicación enumera el archivo o los archivos que no se guardaron. La carga se detiene antes solo cuando el almacenamiento de archivos de su empresa está lleno o se pierde la conexión; entonces el mensaje indica cuántos archivos no se intentaron. Lo mismo se aplica a los archivos agregados en el asistente de New Project (si algunos no se guardan, el proyecto igual se crea y el mensaje los nombra; agréguelos desde la pestaña Files del proyecto) y en la ventana Select project files del asistente de presupuesto.

Use los botones de filtro encima de la lista (All (todos), Photos (fotos), Audio, Other (otros) e Imported Documents (documentos importados)) para mostrar solo un tipo de archivo.

Quién Puede Ver un Archivo

• Los archivos de un contacto o proyecto (subidos desde la pestaña Files (archivos) del registro, desde su pestaña Audio o al crearlo) pueden verlos todos en su equipo que puedan abrir ese registro.
• Archivos privados en la página File Storage (almacenamiento de archivos). Cuando sube un archivo en la página File Storage con Private (privado) seleccionado, solo usted puede verlo, en My files (mis archivos). Nadie más de su equipo puede verlo ni eliminarlo, y el asistente de IA de su equipo no lo muestra a los demás. Una excepción: el propietario de la empresa o un gerente de oficina puede ejecutar la exportación completa de datos, que enumera todos los archivos de la empresa por nombre y detalles, incluidos los privados. Elija Shared with company (compartido con la empresa) antes de subirlo para compartirlo. El uso compartido se elige al subir el archivo. Para cambiarlo, suba el archivo de nuevo con la otra opción y elimine la copia anterior.
• Todo lo demás lo ve su equipo. Las fotos agregadas en el asistente de presupuestos o en una factura no son privadas, así que un compañero que abre o edita ese presupuesto o factura sigue viéndolas. Los archivos que subió a File Storage antes de que se aplicara Private también siguen visibles para su equipo, tal como estaban. Si necesita ocultar un archivo anterior, súbalo de nuevo en modo Private y elimine la copia anterior.
• Un archivo solo se puede adjuntar a un contacto o proyecto de su propia empresa. Si no se encuentra el contacto o el proyecto, la subida se rechaza y no se guarda nada.

Tipos de Archivo Admitidos

El selector Choose Files (elegir archivos) acepta:

Categoría	Formatos
Documentos	PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, CSV, ZIP
Imágenes	JPG, PNG, GIF, HEIC, WEBP
Audio	MP3, WAV, M4A, WEBM, OGG, AAC, FLAC

Cada archivo puede pesar hasta 10 MB. Un archivo más grande se rechaza y la aplicación le indica cuál. Las fotos grandes se reducen en su dispositivo antes de subirse, y los archivos de programa (como .exe) nunca se aceptan. No se admiten archivos de video. Si su empresa agotó su almacenamiento de archivos, la subida se detiene y la aplicación le indica cuánto ha usado.

info

Los archivos HEIC (fotos de iPhone) se convierten automáticamente a JPG al cargarse, para que puedan verse en cualquier navegador sin software especial.

Abrir y Quitar un Archivo

Haga clic en un archivo de la lista para abrirlo: una foto se abre en un visor, un archivo de audio se abre en la ventana Play Audio y cualquier otro archivo se abre en una pestaña nueva del navegador. Para eliminar un archivo, haga clic en la × al final de su fila y confirme. No se puede deshacer.

Encontrar Notas

La Página Notes

Elija NOTAS en el menú izquierdo para ver todas las notas en una sola lista, con su Content (contenido), el registro al que están vinculadas en Linked to y su Date (fecha).

• Buscar. Escriba en el cuadro Search notes… (buscar notas). Los resultados se actualizan mientras escribe y coinciden con el texto de la nota. Las transcripciones de los memos de voz aún no son buscables.
• Filtrar. Haga clic en Filter (filtrar) para reducir la lista por Type (tipo: Audio o Text (texto)), Author (autor: la persona que escribió la nota) y Status (estado: Active (activa) o Archived (archivada); la lista muestra las notas Active de forma predeterminada). Clear all (borrar todo) restablece los filtros.
• Ordenar. Use el control de orden para ordenar la lista por Date, Note date (fecha de la nota), User (usuario) o Note type (tipo de nota).

Búsqueda Global

Haga clic en el botón de la lupa del menú izquierdo, o presione Ctrl+K (Cmd+K en una Mac), y escriba su búsqueda. Las pestañas sobre los resultados (All (todos), Notes, Contacts (contactos), Projects (proyectos), etcétera, cada una con un conteo) reducen los resultados a un tipo de registro. Elija Notes para ver las notas que coinciden; al hacer clic en una se abre la página Notes.

Próximos Pasos

Mantenga la documentación de sus proyectos organizada con estas funciones relacionadas:

• Contactos — Gestión de sus contactos de clientes y proveedores.
• Proyectos — Seguimiento de proyectos activos y completados.
• Mis Trabajos — La lista temprana de trabajos del técnico.
• Modo Sin Conexión — Qué funciona cuando se pierde la conexión.