Notas y Archivos

Las notas y los archivos unen todo en ContractorScope AI. Una nota en un contacto registra lo que se discutió en una llamada de ventas. Un memo de voz en un trabajo documenta lo que el técnico encontró en el sitio. Un PDF adjunto a un presupuesto le proporciona al cliente la ficha técnica que solicitó. Esta página cubre cómo crear, organizar y encontrar todo esto.

Crear Notas de Texto

Puede agregar una nota de texto a casi cualquier cosa en ContractorScope AI: un contacto, un proyecto, un presupuesto o un trabajo.

Desde un Contacto o Proyecto

1. Abra el registro de contacto o proyecto.
2. Desplácese hasta la sección Notas (o toque la pestaña Notas en móvil).
3. Toque o haga clic en + Agregar Nota.
4. Escriba su nota en el campo de texto.
5. Toque Guardar.

La nota queda registrada con su nombre y la fecha y hora actuales. Todos en su equipo con acceso a ese registro pueden verla.

Desde un Trabajo (Campo)

En la pantalla de detalles de Mis Trabajos, toque Agregar Nota en la parte inferior de la pantalla. Este es el camino más rápido para que los técnicos actualicen un trabajo desde el campo.

Formato de Notas

Las notas admiten formato básico:

• Comience una línea con - para crear una lista con viñetas.
• Envuelva el texto en **doble asterisco** para ponerlo en negrita.
• Comience una línea con ## para crear un encabezado.

Estos atajos funcionan en el campo de texto sin necesidad de hacer clic en ningún botón de la barra de herramientas.

Grabar Memos de Voz

Los memos de voz son más rápidos que escribir cuando está en un lugar de trabajo. Toque el ícono del micrófono junto al campo de notas para comenzar a grabar.

Cómo Grabar

1. Abra el área de notas en cualquier registro (contacto, proyecto, presupuesto o trabajo).
2. Toque el ícono del micrófono (o el botón Memo de Voz en algunas pantallas).
3. Hable claramente. Un indicador de forma de onda muestra que se está capturando audio.
4. Toque el botón de detener (cuadrado rojo) cuando termine.
5. El memo se guarda automáticamente. Aparece una barra de reproducción en la lista de notas.

No hay límite de tiempo por memo, pero las grabaciones de más de 10 minutos pueden tardar un momento en procesarse en conexiones lentas.

tip

Los memos de voz son especialmente útiles para los técnicos que hacen recorridos de inspección. Grabe una narración rápida mientras inspecciona el sitio: "La pared norte tiene una brecha de 5 cm en el tapajuntas, el cliente dijo que ha estado goteando desde el invierno pasado", en lugar de intentar escribirlo todo después.

Controles de Reproducción de Audio

Para reproducir un memo de voz, toque el botón de reproducir en la tarjeta del memo. Los controles incluyen:

• Reproducir / Pausar — Toque el botón de reproducir para iniciar, toque nuevamente para pausar.
• Barra de posición — Arrastre el control deslizante para saltar a cualquier punto de la grabación.
• Control de velocidad — Toque el indicador de velocidad (1x) para cambiar entre reproducción a 1x, 1.5x y 2x. Útil para revisar memos largos rápidamente.
• Descargar — Toque el ícono de descarga para guardar el archivo de audio en su dispositivo.

Los memos de voz se almacenan como archivos .m4a. Se pueden descargar y reproducir en cualquier aplicación de audio estándar.

Adjuntar Notas a Contactos, Proyectos o Presupuestos

De forma predeterminada, una nota se adjunta al registro donde la creó. También puede vincular una nota de forma cruzada para que aparezca en múltiples registros relacionados.

Vincular una Nota a Otro Registro

1. Abra la nota (toque la tarjeta de la nota para expandirla y luego toque Editar).
2. En Vinculado a, toque + Agregar Vínculo.
3. Busque el contacto, proyecto o presupuesto al que desea vincular.
4. Toque Agregar. La nota ahora aparece en ambos registros.

Esto es útil cuando una conversación con un contacto también es relevante para un proyecto específico. Vincule la nota a ambos y ningún registro estará sin el contexto.

Carga y Organización de Archivos

Cargar Archivos

Los archivos se pueden adjuntar a cualquier contacto, proyecto, presupuesto o trabajo.

1. Abra el registro al que desea adjuntar un archivo.
2. Desplácese hasta la sección Archivos (o toque la pestaña Archivos en móvil).
3. Toque Cargar Archivo o arrastre y suelte un archivo en la zona de carga (solo escritorio).
4. Seleccione el archivo de su dispositivo o galería de fotos.
5. El archivo se carga y aparece en la lista de Archivos con su nombre, tamaño y fecha de carga.

En móvil, tocar Cargar Archivo abre un aviso para elegir entre:

• Cámara — Tome una nueva foto y adjúntela al instante.
• Galería de Fotos — Seleccione una foto o video existente.
• Archivos — Navegue por el almacenamiento de archivos de su dispositivo (Documentos, Descargas, etc.).

Tipos de Archivo Admitidos

ContractorScope AI acepta los formatos de archivo más comunes:

Categoría	Formatos
Documentos	PDF, DOCX, XLSX, TXT, CSV
Imágenes	JPG, PNG, HEIC, WEBP
Video	MP4, MOV (máx. 500 MB)
Audio	M4A, MP3, WAV

No se aceptan archivos de más de 500 MB. Para archivos de video grandes, comprima antes de cargar o use un enlace de compartición.

info

Los archivos HEIC (fotos de iPhone) se convierten automáticamente a JPG al cargarse, para que puedan verse en cualquier navegador sin software especial.

Organizar Archivos con Etiquetas

Aplique etiquetas a los archivos para facilitar su búsqueda posterior.

1. Toque el menú de tres puntos en cualquier archivo.
2. Seleccione Agregar Etiqueta.
3. Elija entre las etiquetas existentes o escriba una nueva.

Etiquetas comunes que usan los contratistas: Fotos Antes, Fotos Después, Permisos, Contratos Firmados, Especificaciones de Materiales, Facturas.

Las etiquetas filtran todos los archivos de un registro, para que pueda encontrar rápidamente solo las fotos antes y después de un trabajo grande con muchos archivos adjuntos.

Buscar y Filtrar Notas

Buscar Dentro de un Registro

En cualquier pantalla de detalles de contacto, proyecto o trabajo, escriba en el cuadro Buscar notas en la parte superior de la sección de notas. Los resultados se actualizan mientras escribe, coincidiendo con el texto escrito de las notas. Las transcripciones de los memos de voz aún no son buscables.

Búsqueda Global de Notas

Desde la navegación principal, toque Buscar (ícono de lupa) y cambie el alcance a Notas. Escriba su consulta. Los resultados se obtienen de notas de todos los contactos, proyectos y trabajos a los que tiene acceso.

Filtros disponibles en la búsqueda global:

• Rango de fechas — Reduzca a notas creadas en un período específico.
• Creado por — Filtre las notas de un miembro específico del equipo.
• Tipo de registro — Mostrar solo notas en contactos, o solo en trabajos, etc.
• Tiene adjunto — Encuentre notas que tienen archivos o memos de voz adjuntos.

Filtrar Notas en un Registro

En la pestaña de notas de cualquier registro, use la barra de filtros para mostrar:

• Todas las notas
• Solo notas de texto
• Solo memos de voz
• Solo notas con archivos adjuntos
• Notas de un miembro específico del equipo

Esto es útil en proyectos activos con muchas notas de múltiples personas.

Próximos Pasos

Mantenga la documentación de sus proyectos organizada con estas funciones relacionadas:

Las notas están conectadas en toda la plataforma. Una nota creada en un trabajo aparece automáticamente en el registro del contacto vinculado y en el proyecto vinculado (si existe uno). Puede rastrear el historial completo de cualquier relación con el cliente desde un solo lugar.

Consulte también:

• Contactos — Gestión de sus contactos de clientes y proveedores.
• Proyectos — Seguimiento de proyectos activos y completados.
• Mis Trabajos — Agregar notas y fotos desde el campo.
• Modo Sin Conexión — Las notas creadas sin conexión se sincronizan cuando se reconecta.