Facturación

ContractorScope AI le permite crear facturas profesionales directamente desde sus presupuestos, para que no tenga que volver a ingresar la información. Envíe facturas por correo electrónico, cobre pagos y realice un seguimiento de lo pagado y lo pendiente, todo desde la misma plataforma donde hace sus presupuestos.

Crear una Factura

Hay varias formas de crear una factura según su flujo de trabajo.

Desde un Presupuesto Aceptado

La forma más rápida de facturar es convertir directamente un presupuesto aceptado:

1. Abra el presupuesto que el cliente aprobó.
2. Haga clic en Crear Factura en la barra de herramientas del presupuesto.
3. Revise la vista previa de la factura: todas las partidas, cantidades y precios se trasladan automáticamente.
4. Ajuste cualquier elemento que haya cambiado (por ejemplo, si las cantidades finales difirieron del presupuesto).
5. Establezca la fecha de vencimiento.
6. Haga clic en Guardar Factura.

tip

Este método es el flujo de trabajo recomendado. Elimina la doble entrada de datos y garantiza que la factura coincida exactamente con lo que el cliente acordó.

Desde un Proyecto

1. Abra el proyecto en Proyectos.
2. Haga clic en la pestaña Facturas.
3. Haga clic en Nueva Factura.
4. Elija si desea comenzar desde un presupuesto vinculado o desde una factura en blanco.
5. Complete los detalles y guarde.

Desde un Registro de Contacto

1. Abra el contacto en Contactos y CRM.
2. Haga clic en la pestaña Facturas.
3. Haga clic en Nueva Factura.

Factura en Blanco

Si necesita facturar algo que no está vinculado a un presupuesto:

1. Vaya a Facturación en la navegación izquierda.
2. Haga clic en Nueva Factura.
3. Seleccione el contacto.
4. Agregue partidas manualmente.
5. Establezca la fecha de vencimiento y guarde.

Campos de la Factura

Cada factura tiene los siguientes campos:

Campo	Descripción
Número de factura	Se genera automáticamente de forma secuencial. Puede modificarlo.
Contacto	El cliente al que se factura.
Fecha de factura	Fecha en que se emite la factura (por defecto, hoy).
Fecha de vencimiento	Cuándo vence el pago.
Partidas	Descripción, cantidad, unidad, precio unitario y total de cada elemento.
Subtotal / Impuesto / Total	Se calcula automáticamente a partir de las partidas.
Notas para el cliente	Un mensaje que aparece en el PDF de la factura, útil para instrucciones de pago o notas de agradecimiento.
Notas internas	Notas visibles solo para su equipo, nunca se muestran al cliente.
Condiciones de pago	Neto 15, Neto 30, A la vista, etc.

Facturación por Avance de Obra

La facturación por avance de obra le permite cobrar en etapas a medida que se completa el trabajo, en lugar de esperar hasta que se termine todo el trabajo. Es común en proyectos más grandes donde podría cobrar el 30 % al inicio, el 40 % en un hito intermedio y el 30 % al finalizar.

Configurar Facturas por Avance

1. Abra el proyecto o presupuesto que desea facturar de forma progresiva.
2. Haga clic en Crear Factura y seleccione Factura por Avance.
3. Defina sus etapas de cobro. Para cada etapa, establezca:
   • Un nombre de etapa (por ejemplo, "Anticipo", "A la mitad", "Final").
   • El porcentaje o monto fijo a cobrar.
4. ContractorScope AI calcula el monto en pesos para cada etapa en función del valor total del presupuesto.
5. Guarde el programa.

Emitir una Factura por Avance

Cuando se alcanza un hito:

1. Abra la pestaña Facturas del proyecto.
2. Encuentre la etapa de factura por avance que está lista para cobrar.
3. Haga clic en Emitir Factura para esa etapa.
4. Revise la factura y haga clic en Enviar o Guardar como Borrador.

Todas las facturas por avance emitidas aparecen en la lista de facturas con su propio número. El resumen financiero del proyecto se actualiza para mostrar el monto acumulado facturado.

info

Puede combinar facturación por avance y facturas independientes en el mismo proyecto. Por ejemplo, puede emitir una factura de anticipo al inicio y luego una factura de orden de cambio a mitad del proyecto por trabajo adicional.

Plantillas de Factura

Las plantillas le permiten establecer partidas predeterminadas, notas y condiciones que se pre-llenan en cada nueva factura. Esto ahorra tiempo cuando tiene un conjunto estándar de elementos que incluye en cada trabajo.

Crear una Plantilla

1. Vaya a Configuración → Plantillas de Factura.
2. Haga clic en Nueva Plantilla.
3. Asígnele un nombre a la plantilla.
4. Agregue partidas predeterminadas, notas para el cliente, notas internas y condiciones de pago.
5. Guarde.

Aplicar una Plantilla

Al crear una nueva factura, haga clic en Aplicar Plantilla y seleccione la plantilla. Los campos de la plantilla se rellenan en la factura, la cual podrá editar según sea necesario.

Enviar una Factura al Cliente

Una vez guardada la factura, envíela al cliente:

1. Abra la factura.
2. Haga clic en Enviar Factura.
3. Revise la vista previa del correo electrónico. La dirección de correo del cliente se pre-llena desde el registro de contacto.
4. Personalice el asunto o el cuerpo del mensaje si es necesario.
5. Haga clic en Enviar.

El cliente recibe un correo electrónico con un enlace para ver la factura en línea en el portal del cliente. Puede ver la factura completa, imprimirla o pagar en línea si tiene habilitada la cobranza de pagos.

Opciones de Envío

• Correo electrónico — Envía una notificación por email con un enlace a la factura.
• Descargar PDF — Genera un PDF que puede enviar manualmente o imprimir.
• Copiar enlace — Copia la URL del portal de la factura para compartirla por mensaje de texto u otro canal.

aviso

Enviar una factura cambia su estado de Borrador a Enviada. Si necesita hacer cambios después de enviarla, edite la factura y opcionalmente reenvíela para que el cliente siempre tenga la versión más reciente.

Seguimiento de Pagos

Cada factura tiene uno de los siguientes estados:

Estado	Significado
Borrador	Guardada pero aún no enviada.
Enviada	Enviada al cliente; a la espera del pago.
Pago Parcial	Se ha registrado un pago parcial.
Pagada	Pagada en su totalidad.
Vencida	La fecha de vencimiento pasó y el pago no está completo.
Anulada	Cancelada. No se espera ninguna acción adicional.

Registrar un Pago

Cuando recibe un pago:

1. Abra la factura.
2. Haga clic en Registrar Pago.
3. Ingrese:
   • Monto — Puede ser parcial o total.
   • Fecha del pago — Por defecto, hoy.
   • Método de pago — Efectivo, Cheque, Transferencia Bancaria, Tarjeta de Crédito, etc.
   • Número de referencia — Opcional (número de cheque, ID de transacción, etc.).
4. Haga clic en Guardar Pago.

El estado de la factura se actualiza automáticamente. Si el saldo total está cubierto, pasa a Pagada. Los pagos parciales la mueven a Pago Parcial y muestran el saldo restante.

Historial de Pagos

Cada pago registrado en una factura aparece en la sección Historial de pagos en la parte inferior de la factura. Este es un registro permanente al que puede referirse si alguna vez surge una disputa.

Facturas Vencidas y Recordatorios

ContractorScope AI marca las facturas vencidas automáticamente. En la lista de facturas, las vencidas aparecen resaltadas y ordenadas al principio de forma predeterminada.

Enviar un Recordatorio

1. Abra una factura vencida.
2. Haga clic en Enviar Recordatorio.
3. Personalice el mensaje del recordatorio o use el predeterminado.
4. Haga clic en Enviar.

El correo electrónico del recordatorio queda registrado en el historial de actividad de la factura y en el feed de actividad del contacto.

tip

Envíe recordatorios de inmediato cuando las facturas se vencen. La mayoría de los pagos atrasados se deben a que las facturas fueron olvidadas, no a que los clientes se nieguen a pagar. Un recordatorio amable resuelve la mayoría de los saldos vencidos.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo conectarme con QuickBooks Online? Sí. Vaya a Configuración → Integraciones y conecte su cuenta de QuickBooks. Los presupuestos aceptados y las facturas pagadas se sincronizan automáticamente, eliminando la doble entrada de datos.

¿Los clientes pueden pagar en línea? Sí, en todos los planes: el pago en línea no está restringido según el plan de suscripción. Sí debe activarse una vez: vaya a Configuración → Depósitos y haga clic en Activar pagos para completar la incorporación de Stripe Connect. Solo el propietario de la empresa puede hacer esto — si usted es administrador o miembro del equipo, la aplicación le indicará que solo el propietario puede activar los pagos en línea, así que delegue este paso a quien sea propietario de la cuenta.

¿Qué sucede si necesito ajustar una factura después de que el cliente haya pagado parte de ella? Puede editar la factura y registrar pagos adicionales. El historial de pagos siempre refleja exactamente lo que se recibió. Si necesita acreditar al cliente, use una partida negativa o anule la factura y cree una corregida.

¿Puedo crear facturas recurrentes? Las facturas recurrentes están disponibles para clientes con acuerdos de servicio. Consulte Acuerdos de Servicio para obtener más detalles.

Lo Que Ve Su Cliente

Cuando envía una factura, esto es lo que sucede del lado del cliente:

1. Notificación por correo electrónico — Su cliente recibe un correo profesional con el resumen de la factura y un botón "Ver y Pagar"
2. Portal de factura — Al hacer clic en el botón, se abre una página de pago con los detalles de la factura, el monto adeudado y las opciones de pago
3. Opciones de pago — Los clientes pueden pagar con tarjeta de crédito o transferencia bancaria ACH directamente desde el portal
4. Confirmación — Después del pago, tanto usted como el cliente reciben un correo de confirmación. El estado de la factura se actualiza automáticamente en su panel
5. Historial de pagos — Los clientes pueden ver su historial completo de pagos desde el portal en cualquier momento

Vista Previa Antes de Enviar

Use el botón "Vista Previa" antes de enviar cualquier factura para ver exactamente lo que recibirá su cliente. Esto le ayuda a detectar problemas de formato o detalles faltantes antes de que se envíe el correo.

Próximos Pasos

Después de configurar su flujo de facturación, explore estas funciones relacionadas:

• Proyectos — Realice un seguimiento de cada trabajo desde el presupuesto hasta el pago final.
• Acuerdos de Servicio — Configure facturas recurrentes para clientes de mantenimiento.
• Contactos y CRM — Gestione las relaciones con sus clientes junto con sus facturas.