Scout, tu Copiloto
Scout está actualmente en Acceso Anticipado. Su comprensión de tu negocio mejora a medida que lo usas. El chat de Scout es un complemento de pago ($39/mes por 500 mensajes) — no está incluido en ningún plan. Consulta Cuenta y Facturación.
Scout es el copiloto de IA integrado en ContractorScope AI. Te acompaña en cada página, listo para responder preguntas sobre tu negocio y hacer cambios por ti — sin que tengas que buscar en los menús. Abre el panel de Scout, escribe o habla lo que necesitas, y Scout hace el trabajo.
Piensa en Scout como un asistente que conoce tus contactos, proyectos, presupuestos y agenda. Puedes preguntarle cosas ("¿Cuántos leads tengo en 80906?") o decirle que haga cosas ("Agrega una visita al sitio para el proyecto Johnson el próximo martes a las 9").
Qué Puede Hacer Scout
Scout funciona en toda tu cuenta — tiene bastante más de cien habilidades individuales que abarcan cada parte de la app. Puedes pedirle que:
- Gestione contactos (CRM) — cree un contacto nuevo, actualice uno existente (correo, teléfono, estado, dirección), agregue notas y vincule contactos a proyectos. Scout verifica coincidencias existentes antes de crear un contacto — consulta Scout Evita Contactos Duplicados más abajo.
- Gestione proyectos — cree un proyecto, lo vincule a un contacto y actualice su etapa, fechas o precio.
- Programe tu calendario — agregue visitas al sitio, llamadas e inicios de producción, o reprograme un evento existente.
- Construya y edite presupuestos — agregue, quite o recotice partidas, ajuste el margen y los factores de desperdicio, cambie el nivel del trabajo, regenere o duplique un presupuesto, y guarde y cargue plantillas. (Convertir un presupuesto en una orden de trabajo es una acción base de la barra de herramientas "Convertir a" disponible en todos los planes, no una capacidad exclusiva de Scout.)
- Envíe propuestas y órdenes de cambio — cree y envíe propuestas, y cree, actualice y envíe órdenes de cambio a un cliente.
- Maneje facturas y financiamiento — cree y envíe facturas, marque una factura como pagada, y envíe un enlace de financiamiento.
- Envíe correos y SMS — redacte y envíe un mensaje a un cliente, y responda a una comunicación entrante.
- Actualice la configuración de la empresa — ajuste los detalles del perfil de la empresa, los niveles de precios y margen, los interruptores de captura de leads y financiamiento, y el horario del agente de voz cuando se lo pidas.
- Trabaje con QuickBooks — ajuste la configuración de sincronización, envíe un presupuesto a QuickBooks y gestione la conexión.
- Ejecute importaciones — analice, previsualice y ejecute una importación de contactos o presupuestos en tu nombre.
- Lea y liste tus datos — muestre contactos, proyectos, notas, comunicaciones, facturas, propuestas y próximos eventos del calendario, y ejecute análisis de tu negocio.
- Responda preguntas de tu base de conocimiento — Scout se apoya en las políticas, procedimientos y enfoque de precios guardados de tu empresa para dar respuestas que se ajusten a tu forma de trabajar.
- Navegue la app — te lleve a la página correcta cuando le preguntes dónde está algo.
Esa es solo una lista parcial — Scout tiene aproximadamente 150+ habilidades en total. Las dos cosas que hay que recordar son simples: puede leer cualquier cosa en tu cuenta al instante, y cada cambio que hace lo confirmas tú primero.
Los Cambios se Confirman Antes de Ocurrir
Cualquier cosa que cambie tus datos — crear o editar un registro, programar un evento, enviar un mensaje — se te muestra primero. Scout describe exactamente lo que está por hacer y espera a que hagas clic en Confirmar (o Cancelar). Nada se crea, edita o envía hasta que lo apruebes. Leer y responder preguntas ocurre de inmediato; solo los cambios quedan condicionados a la confirmación.
Puedes hablarle a Scout además de escribirle. Cuando la voz está activada, Scout no envía automáticamente un "sí" de una palabra para confirmar un cambio — siempre tocarás el botón Confirmar para que una palabra suelta no pueda activar una acción por accidente.
Iniciar una Conversación Nueva
Haz clic en Nuevo chat (el ícono ↺ en el encabezado del panel de Scout) para empezar de cero con una conversación limpia. Si tu conversación anterior tuvo algún intercambio real, no se elimina — se archiva para que puedas retomarla más tarde. Una conversación que inicias pero en la que nunca llegas a enviar un mensaje no tiene nada que guardar, así que Nuevo chat simplemente la borra.
En la página completa de Scout (/voice-assistant), las conversaciones archivadas aparecen en el panel de Historial de Chat junto al chat — haz clic en una para reabrirla y continuarla.
Scout Evita Contactos Duplicados
Cuando le pides a Scout que cree un contacto, primero verifica tus contactos existentes para que no termines con la misma persona dos veces.
- Correo o teléfono coincidente — Scout lo trata como la misma persona y actualiza el contacto existente en lugar de crear uno nuevo.
- Nombre coincidente, o la misma dirección y código postal — Scout no crea un contacto nuevo automáticamente. Te dice que ya existe un contacto similar (nombrándolo, y señalando "en la misma dirección" cuando lo que coincidió fue la dirección) y te pregunta si quieres actualizar ese contacto o crear uno separado de todas formas. Di algo como "créalo de todas formas" para que Scout cree el contacto nuevo a pesar de la coincidencia.
Esto aplica ya sea que detalles todo en tu solicitud o que simplemente digas algo corto como "crea contacto Dana Reyes" — de cualquier forma, Scout ejecuta la misma verificación de duplicados antes de crear cualquier cosa.
Si la dirección de un contacto está incompleta cuando se crea (por ejemplo, sin ciudad o código postal), Scout de todas formas guarda lo que le diste y agrega una nota corta en su respuesta para que sepas que la dirección necesita completarse — no retiene el contacto ni te interroga por las partes faltantes de antemano.
Lo Que Scout No Hará
Scout está deliberadamente limitado a las cosas que debería estar haciendo por ti. Por tu seguridad, no:
- Tocará facturación, suscripciones o pagos. Scout no tiene herramientas de facturación en absoluto — no puede cambiar tu plan, cobrar una tarjeta, emitir un reembolso ni alterar tu suscripción. Eso se queda en Configuración > Facturación y suscripción, donde tú tienes el control total.
- Eliminará ni cambiará tu cuenta o empresa. Scout no puede eliminar tu cuenta, quitarte de una empresa, ni crear y cambiar entre empresas. Esas son acciones deliberadas que manejas tú mismo en Configuración.
- Eliminará tus registros. Scout nunca elimina contactos, proyectos, presupuestos ni notas — no hay herramientas para eso. Si le pides a Scout que elimine uno de estos, te indica dónde puedes hacerlo tú mismo, para que nada importante desaparezca por una solicitud mal interpretada. (Scout puede hacer limpiezas acotadas y confirmadas dentro de un registro que estás editando — por ejemplo, quitar una partida de un borrador de presupuesto, quitar un campo personalizado, desconectar un calendario o eliminar una grabación de voz — pero nunca elimina el contacto, proyecto, presupuesto o nota en sí.)
- Enviará correos a personas que no son tus contactos. Cuando le pides a Scout que envíe un correo, el destinatario debe ser ya un contacto en tu CRM. Scout no enviará a una dirección externa arbitraria que escribas — esto evita que la información de tus clientes se envíe masivamente a personas que no están en tus registros. Para escribirle a alguien nuevo, primero agrégalo como contacto.
- Se saldrá del tema o hará algo inseguro. Scout rechaza cortésmente solicitudes que están fuera del manejo de tu negocio de contratista, y no actúa sobre instrucciones que intenten engañarlo para que se comporte de forma insegura.
Estos límites no son fallas — son barreras de protección. Las acciones más sensibles de tu cuenta se mantienen manuales a propósito.
Scout es Honesto Contigo
Scout está diseñado para decirte la verdad sobre lo que puede y no puede hacer. Si le pides algo fuera de sus capacidades — como un cambio de facturación o una eliminación — lo dice claramente en lugar de fingir que la tarea está hecha. Nunca recibirás un alegre "¡Listo!" por una acción que en realidad no ocurrió. Cuando Scout termina una tarea, te dice qué se logró; si parte de una solicitud falló, también te lo dice, en lenguaje claro. Esto incluye las actualizaciones: si le pides a Scout que cambie un campo que no puede guardar, te dice que ese campo no se guardó en lugar de simplemente decir "¡Listo!" mientras lo omite en silencio.
Scout siempre responde en lenguaje claro. Incluso cuando está trabajando con tus datos detrás de escena, obtendrás una respuesta legible y humana — nunca un bloque técnico sin procesar.
Consejos para Aprovechar Mejor a Scout
| Consejo | Ejemplo |
|---|---|
| Da detalles desde el inicio | "Agrega contacto Olivia Reyes, correo olivia@example.com, estado lead" |
| Nombra el registro que te refieres | "Actualiza el proyecto Johnson — mueve la fecha de inicio al próximo lunes" |
| Pregunta antes de indagar | "¿Tengo algún seguimiento pendiente esta semana?" |
| Confirma los cambios | Cuando Scout muestre una tarjeta de confirmación, revísala y luego haz clic en Confirmar |
| Mantente en el tema | Scout es mejor en presupuestos, CRM, agenda y preguntas sobre tu negocio |
Solución de Problemas
| Problema | Qué intentar |
|---|---|
| Scout me pide confirmar cada cambio | Así está diseñado — cada cambio de datos se confirma antes de ocurrir. Haz clic en Confirmar para continuar. |
| Scout dice que no puede hacer algo | Algunas acciones (facturación, cambios de cuenta/empresa, eliminaciones) están intencionalmente fuera de su alcance. Maneja esas en Configuración. |
| Scout no hizo el cambio | Busca una tarjeta de confirmación — el cambio espera hasta que hagas clic en Confirmar. Si hiciste clic en Cancelar, simplemente vuelve a pedirlo. |
| Mensaje de "Rate limit reached" (límite de solicitudes alcanzado) | Has enviado muchas solicitudes rápidamente. Scout muestra una cuenta regresiva corta; intenta de nuevo cuando termine. |
| Mensaje de "Message too long" (mensaje demasiado largo) | Cada mensaje que le envías a Scout tiene un límite de 5,000 caracteres. Acorta tu mensaje o divídelo en solicitudes más pequeñas. |
| Mensaje de "I hit a formatting problem processing that" (problema de formato al procesar) | Scout tuvo problemas al armar su respuesta esa vez. No se cambió nada — simplemente reformula tu solicitud e intenta de nuevo. |
| Scout no le envía correo a una persona nueva | Los destinatarios de correo ya deben ser un contacto en tu CRM. Agrégalos primero como contacto, luego pídele a Scout que les envíe el correo. |
| Scout dice que ya existe un contacto similar | Encontró un contacto con nombre o dirección coincidente y está verificando antes de crear un duplicado. Dile que actualice el contacto existente, o di "créalo de todas formas" para crear uno separado. |
| El "sí" por voz no confirmó | Las confirmaciones de voz de una sola palabra están intencionalmente desactivadas para los cambios — toca el botón Confirmar en su lugar. |
| Se hizo clic en el botón del micrófono pero no pasa nada visible | El aviso de permiso de micrófono de tu navegador puede seguir abierto — revisa la barra de direcciones de tu navegador y haz clic en Permitir. El botón muestra "Requesting microphone access…" mientras espera; si no respondes en 20 segundos, se rinde y puedes intentar de nuevo. |
Próximos Pasos
Aprovecha más las funciones de IA de ContractorScope AI: