Importación de Datos

Si está migrando a ContractorScope AI desde otra plataforma de presupuestación, hojas de cálculo o un CRM, la herramienta de Importación de Datos le permite traer sus datos existentes. Importe su lista de clientes, presupuestos anteriores y libro de precios para poder comenzar de inmediato sin reingresar todo manualmente.

Esta guía cubre la importación desde archivos CSV, el mapeo de campos al modelo de datos de ContractorScope AI, la configuración de campos personalizados y la solución de problemas comunes de importación.

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Qué Puede Importar

ContractorScope AI admite la importación de los siguientes tipos de datos:

Tipo de Datos	Fuentes admitidas
Clientes / Contactos	CSV, QuickBooks, ServiceTitan, Jobber, HubSpot
Libro de Precios	CSV
Presupuestos Anteriores	CSV (nivel de resumen)
Productos / Materiales	CSV

nota

La importación del historial completo de partidas de presupuestos desde otras plataformas no es compatible actualmente debido a la gran variación en los formatos de exportación. Puede importar resúmenes de presupuestos (cliente, fecha, total, estado) y reconstruir plantillas desde su libro de precios.

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Formatos de Archivo Admitidos

Requisitos CSV

Los archivos CSV deben cumplir estos requisitos:

• Codificación: UTF-8
• Delimitador: Coma (,) — no punto y coma ni tabulador
• Tamaño máximo de archivo: 50 MB
• Máximo de filas: 50,000 filas por importación (divida archivos más grandes)
• Fila de encabezado: Obligatoria — la primera fila debe contener los nombres de las columnas

Archivos de Excel

Guarde su archivo de Excel como CSV antes de importar. En Excel: Archivo → Guardar Como → elija CSV UTF-8 (delimitado por comas).

Preparar Su Archivo

Antes de importar, limpie su archivo fuente:

• Elimine las celdas combinadas (si exporta desde Excel).
• Asegúrese de que los números de teléfono sean consistentes (p. ej., todos como (555) 123-4567 o todos como 5551234567; mezclar formatos importará pero puede necesitar limpieza).
• Elimine las filas duplicadas.
• Asegúrese de que los campos obligatorios (ver a continuación) estén completados.

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Importar Datos del CRM

Paso 1: Descargar una Plantilla

ContractorScope AI proporciona plantillas CSV pre-formateadas con los encabezados de columna correctos. Usar una plantilla reduce los errores de mapeo.

1. Vaya a Configuración → Importación de Datos.
2. Haga clic en Descargar Plantilla junto al tipo de datos que desea importar.
3. Abra la plantilla en Excel o Google Sheets y pegue sus datos en las columnas apropiadas.

Paso 2: Cargar Su Archivo

1. Vaya a Configuración → Importación de Datos.
2. Haga clic en Nueva Importación.
3. Seleccione el tipo de datos: Clientes, Libro de Precios, Presupuestos o Productos.
4. Haga clic en Elegir Archivo o arrastre su CSV sobre el área de carga.
5. El archivo se carga y el sistema escanea las primeras 10 filas para detectar automáticamente los mapeos de columnas.

Paso 3: Mapear Sus Campos

La pantalla de mapeo de campos muestra las columnas de su CSV a la izquierda y los campos de ContractorScope AI a la derecha. El sistema intenta mapear automáticamente según los nombres de las columnas, pero debe revisar cada fila.

Campos Obligatorios por Tipo de Datos

Clientes:

Campo	Obligatorio	Notas
Nombre	Sí
Apellido	Sí
Correo electrónico	No	Se requiere al menos uno de correo o teléfono
Teléfono	No	Se requiere al menos uno de correo o teléfono
Dirección	No
Ciudad	No
Estado	No	Abreviatura de 2 letras
Código Postal	No

Elementos del Libro de Precios:

Campo	Obligatorio	Notas
Nombre del Elemento	Sí
Unidad de Medida	Sí	p. ej., PZ, ML, M2, HR
Costo Unitario	No	Su costo (se usa para el cálculo de margen)
Precio Unitario	Sí	El precio que cobra a los clientes
Categoría	No	Agrupa los elementos en el libro de precios

Paso 4: Configurar Opciones

Antes de ejecutar la importación, elija cómo manejar los duplicados y los conflictos:

Opción	Descripción
Omitir duplicados	Si ya existe un registro coincidente (por correo o nombre), omita la fila entrante
Actualizar duplicados	Si se encuentra una coincidencia, sobrescriba el registro existente con los datos importados
Crear duplicados	Importe todas las filas independientemente de los registros existentes: los deduplicará manualmente

Para la mayoría de las primeras importaciones, Omitir duplicados es la opción más segura.

Paso 5: Vista Previa y Ejecución

1. Haga clic en Vista Previa de Importación para ver las primeras 20 filas tal como se importarán.
2. Revise si hay errores obvios.
3. Haga clic en Ejecutar Importación.
4. Una barra de progreso muestra cuántas filas se han procesado. Las importaciones grandes se ejecutan en segundo plano: recibirá un correo electrónico cuando se completen.

tip

Para importaciones grandes (más de 1,000 registros), comience con una ejecución de prueba de 50 filas para verificar que el mapeo es correcto antes de importar el archivo completo.

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Configuración de Campos Personalizados

ContractorScope AI le permite definir campos personalizados en clientes, presupuestos y trabajos. Esto es útil cuando su sistema actual tiene campos que no tienen una correspondencia directa en el modelo de datos estándar de ContractorScope AI.

Crear Campos Personalizados

1. Vaya a Configuración → Campos Personalizados.
2. Elija el tipo de registro: Cliente, Presupuesto o Trabajo.
3. Haga clic en Agregar Campo Personalizado.
4. Configure el campo:

Configuración	Opciones
Etiqueta	El nombre que se muestra en la interfaz e informes
Tipo de Campo	Texto, Número, Fecha, Menú Desplegable, Casilla de Verificación
Obligatorio	Si este campo debe completarse antes de guardar
Mostrar en Presupuestos	Si este campo aparece en el editor de presupuestos
Incluir en PDF	Si este campo aparece en los PDFs exportados

5. Haga clic en Guardar. El campo ahora está disponible en el editor de formularios y en el mapeo de campos de Importación de Datos.

Mapear Campos Personalizados Durante la Importación

Después de crear los campos personalizados, aparecen en el menú desplegable de Campo Destino en la pantalla de mapeo de campos. Mapee su columna fuente al campo personalizado igual que cualquier campo estándar.

nota

Los campos personalizados de menú desplegable requieren que los valores importados coincidan exactamente con las opciones (distingue entre mayúsculas y minúsculas). Por ejemplo, si su menú desplegable tiene "Residencial" y "Comercial", una fila de importación con "residencial" (en minúsculas) fallará la validación. Use las herramientas de calidad de datos (ver a continuación) para detectar estas discrepancias antes de ejecutar la importación completa.

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Solución de Errores de Importación

Ver el Informe de Errores

Después de ejecutar una importación, se muestra un resumen con:

• Filas importadas exitosamente
• Filas omitidas (duplicados, si se usó el modo Omitir)
• Filas con errores

Haga clic en Descargar Informe de Errores para obtener un CSV de las filas fallidas con una descripción del error en la última columna. Corrija los errores en el archivo fuente y vuelva a importar solo las filas fallidas.

Errores Comunes y Soluciones

Mensaje de error	Causa	Solución
Campo obligatorio faltante: Precio Unitario	Una fila del libro de precios no tiene precio de venta	Agregue la columna Precio Unitario y complétela
Formato de correo electrónico inválido	La dirección de correo está mal formada	Corrija el correo o deje el campo en blanco
Fila duplicada omitida	Ya existe un registro coincidente	Esperado en modo Omitir; cambie a modo Actualizar si desea sobrescribir
Unidad de medida inválida: "metro cuadrado"	La unidad debe ser una abreviatura	Cambie a M2
El valor excede la longitud máxima	Un campo de texto es demasiado largo (máx. 500 caracteres)	Recorte el valor
Formato de fecha inválido	La fecha no está en formato AAAA-MM-DD	Reformatee todas las columnas de fecha
Valor del menú desplegable no encontrado: "residencial"	Diferencia de mayúsculas y minúsculas en un campo de menú desplegable	Haga coincidir las mayúsculas exactamente o agregue el valor a las opciones del menú desplegable

Herramientas de Calidad de Datos

Antes de ejecutar una importación grande, use la verificación de calidad de datos integrada:

1. Después de cargar su archivo y completar el mapeo de campos, haga clic en Ejecutar Verificación de Calidad en lugar de Ejecutar Importación.
2. El sistema escanea todas las filas y señala posibles problemas sin importar nada.
3. Descargue el informe de verificación de calidad, corrija los problemas en su archivo fuente y vuelva a cargarlo.

La verificación de calidad detecta:

• Campos obligatorios faltantes
• Formatos inválidos (correo, teléfono, fecha)
• Valores que no coinciden con las opciones del menú desplegable
• Registros duplicados

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Pasos Posteriores a la Importación

Después de una importación exitosa:

1. Revise una muestra — Abra entre 5 y 10 registros importados y verifique que los datos se vean correctos.
2. Verifique los campos personalizados — Confirme que los valores de campos personalizados se importaron según lo esperado.
3. Limpie los duplicados — Si importó con la opción Crear duplicados, ejecute un proceso de deduplicación desde Configuración → Gestión de Datos → Encontrar Duplicados.
4. Configure las integraciones — Si usa QuickBooks u otra integración, conéctela ahora para que los datos futuros se mantengan sincronizados sin importaciones manuales. Consulte Integración con QuickBooks.

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Próximos Pasos

Después de importar sus datos, estos son algunos pasos importantes a seguir:

• Cuenta y Facturación
• Multi-Empresa
• Integración con QuickBooks
• Análisis e Informes